专业 Microsoft Word 文档的 10 条简单设计规则

Microsoft Word具有如此多的功能,您几乎可以用它制作任何您想要的东西。但这些功能并不总能产生您所期望的那种美观、高质量和专业的文档设计。

了解有关 Microsoft Word 的所有内容、其所有复杂性、怪癖和功能是一回事,而完全了解是什么造就了出色的文档则是另一回事。在这里,我们将向您展示如何设置 Word 文档的格式以使其看起来更专业。

1. 保持简单,少即是多

想知道如何使 Word 文档好看吗?只需保持简单,并利用Microsoft Word附带的隐藏功能。如果您还记得这篇文章中的一件事,那就是这样,您将来就能做出正确的设计决策!

在编写文档时,内容应该是主要焦点。存在文档格式指南以使该内容更易于阅读和消化。消除引入只会分散注意力的引人注目的元素的诱惑。最大化空白。保持措辞严谨,修改任何冗长的句子或段落。总体上简单和最少的规则。

2. 选择适合上下文的字体

您的第一个重大设计决定应该是您将使用哪种字体。传统知识表明,衬线字体在印刷文档中更容易阅读,而无衬线字体在数字屏幕上阅读时更适合眼睛。

衬线字体的好例子包括 Garamond、Georgia、Hoefler Text 和 Palatino,而无衬线字体的好例子包括 Arial、Gill Sans、Helvetica 和 Lucida Sans。

如果您想避免最常见的演示设计错误之一,请跳过 Comic Sans。无论你最终使用什么,在整个文档中坚持使用相同的字体。如果需要,您可以为标题使用不同的字体。

3. 使用标准字体大小和颜色

如果不注意文本的外观,您就无法学习如何将 Word 文档格式化为看起来专业。商业和学术论文通常使用12 磅字体大小,当与下面讨论的页面大小、页边距和行距指南结合使用时,会产生最易读的段落。

某些信息密集型报告有时可能会降低到 10 磅字体大小,但绝不会低于此大小。

一般来说,最好不要接触任何与颜色相关的东西,尤其是对于打印的文档。您将不得不为彩色墨水支付更多费用,而且如果文档被复印,它也不会结转。对于数字文档,保留用于严重警告等的彩色文本。更喜欢使用粗体斜体文本来强调。

4. 使用标准页面大小和边距

几乎所有办公文档都打印为标准8½" x 11"页,称为美国信纸尺寸(在其他地方也称为 A4,即 210 毫米 x 297 毫米)。无论您使用哪种打印机,这是唯一保证可用的尺寸。

至于边距,大多数样式手册和样式指南要求页面的所有边都有 1" 边距,这样可以为行长提供最佳可读性,并在必要时允许书写注释。但是,如果文档要装订在活页夹,您可能需要将边距增加到1½"以容纳环。

5. 将段落左对齐

您可能会想使用合理对齐,因为报纸、小说和一些教科书都使用这种方式,但对于办公和学术文件来说,这是错误的选择。为什么使文件正式很重要?没有正式,您的文件将变得不可读。

你想要的是text 的左对齐。这会在段落的右侧产生锯齿状,但它会按照您使用的任何字体的预期保持字母间距,这意味着最佳的易读性。否则,您最终可能会出现排版河流,它们非常分散注意力,而且看起来很丑陋。

6. 缩进段落的第一行

段落之间不应有多余的间距,段落的第一行应缩进以突出每个段落。唯一的例外是直接跟在节标题后面的段落,它可以不缩进,因为周围的上下文清楚地表明它是它自己的段落。

一般的经验法则是使缩进大小与字体大小相同。确保您使用 Word 的段落样式功能来处理缩进,而不是使用Tab键!

7. 在段落之间放置图像

将图像放在段落中并允许周围的文本围绕它流动可能没问题,如果您的组织更喜欢这种方式,那么继续这样做。但一般来说,它会损害可读性,尤其是在数据驱动的报告中。

最安全的选择,特别是对于图形、图表和表格,是将图像放在段落之间并保持它们居中对齐。这样,您的图像永远不会与周围的文本争夺注意力。它还有助于字幕脱颖而出。

8. 选择适合上下文的行距

行间距(将一行文本与下一行文本分开的空格)的正确选择实际上取决于您正在编写的文档类型。

学术论文应首先遵循任何现有的学术风格指南,如果没有风格指南,则首选双倍行距。商业和办公文档往往是单倍行距,以最大限度地减少打印时所需的页数,但如果间隔在 120-150% 之间,数字文档可能更容易阅读。

9. 用标题和列表拆分文本

文档越长,标题就越重要。您是否更愿意阅读一份 20 页的报告,该报告只是一堵从头到尾的文字墙?或者 30 页的报告被组织成适当的部分、小节和标题?我每次都更喜欢后者。

列表也有助于打破文本墙并将眼睛吸引到重要的点。在计算一组项目(例如“成功企业家的五个属性”)或提供分步说明时,请使用编号列表。否则,项目符号列表很好。请务必避免过度使用列表,这会降低 Word 文档设计的可读性。

这在使用 Word 格式化剧本时尤其重要。

10. 分开的部分

当您想学习如何使您的报告看起来专业时,您需要熟悉分节符。在 Microsoft Word 中,分节符允许您通过更改方向、列、页眉、页脚、页码等来区分某些页面。分节符有四种形式:

  • 下一页:下一页开始下一部分。
  • 连续:开始当前页面上的下一部分。
  • 偶数页:在下一个偶数页开始下一节。
  • 奇数页:在下一个偶数页上开始下一节。

如果您的文档大到需要章节,这是以干净的方式格式化它们的最佳方式。每章都应该有一个“下一页”分节符,或者“偶数页”或“奇数页”分节符,如果你要把它放在活页夹中。我们还展示了如何在需要时删除分页符

了解如何格式化 Word 文档以使其看起来更专业

除非您的组织或学校需要特定的布局和格式,否则您可以跳过设置自己的模板的繁重工作,而只需下载一个。这有助于您快速实现专业的文档设计。