什么是影子 IT,您如何管理安全威胁?

信息技术 (IT) 的进步创造了更高效的工作场所。有了云计算之类的东西,访问数字工作工具从未如此简单。

员工可以访问使他们在工作中更有效率的软件。高效的员工才能打造高效的组织,对吧?但也有网络安全方面的影响。

那么影子 IT 是什么意思呢?它的优点和缺点是什么?您如何有效地管理它可能对您的公司构成的威胁?

什么是影子 IT?

影子 IT 是指在未经 IT 部门批准的情况下使用设备、工具、系统、应用程序、软件和其他技术服务,尤其是由员工使用。

大多数使用影子 IT 的员工没有任何伤害,但希望提高他们的效率。但是,他们的动机值得怀疑,因为 IT 部门不知道他们在做什么。

影子 IT 是好是坏?

关于在工作场所使用影子 IT 存在争议。虽然有些人认为这是好的,但其他人则反驳。

公平地说,影子 IT 主要是出于好意。当员工采用工具来提高工作效率时,组织就会受益。

另一方面,所使用的工具可能会将您在云中的数据暴露给网络威胁。

由于此类工具对 IT 部门不可见,因此可能无法及早检测到对它们的攻击,从而对组织造成损害。

为什么影子 IT 在工作场所很常见

不管对影子 IT 的批评如何,它在许多组织中都很普遍。

技术创新使得影子 IT 难以忽视。人们期望员工在不断发展的业务环境中表现出色,因此,他们自然会求助于其他软件来提高绩效。

在某些组织中,审查和批准工具的过程漫长而乏味。员工宁愿秘密使用他们需要的工具,也不愿经历累人的过程。

影子 IT 的优势是什么?

将影子 IT 部署到工作环境可以通过多种方式使组织受益。如果您的员工在他们的职责中腾飞,您的业务也会腾飞。

以下是影子 IT 如何使您的公司受益。

1. 提高员工效率

您提供给员工的工具旨在增强他们的工作。当员工亲自挑选这些工具时,效果会更好。

您的员工可能对您提供给他们的东西不满意,但无论如何他们都必须使用它们。他们最终可能会在使用这些工具时遇到困难,这会适得其反。当他们使用自己选择的工具工作时,情况正好相反。由于他们熟悉它们,因此他们的生产力应该处于历史最高水平。

2. 减少 IT 部门的工作量

典型的 IT 部门非常忙碌。在基于云计算运行的现代工作场所中,工作系统必须正常运行,IT 部门有责任保持它们的正常运行。让 IT 团队搜索并批准每个工作流工具是他们本已紧张的工作量的额外工作。

当员工寻找并使用一些工具来增强他们的工作时,他们正在减少 IT 团队的工作量,尤其是当这些工具有效且没有负面影响时。

3. 推动创新

等待 IT 部门提供用于工作的所有技术可能会降低性能。地面上的一些现有工具可能已经过时,IT 团队可能需要很长时间来更换它们。

员工可能知道可以改善他们工作的工具。当他们主动在其职责中实施这些工具时,他们将推动组织的创新,带来增长和发展——这是组织的胜利。

影子 IT 的缺点是什么?

绕过 IT 部门是不道德的。当员工这样做时,他们可能会使您的组织面临多种风险和网络攻击。因此,影子 IT 可能会以多种方式对您的业务造成损害。

1. 不合规

组织以法律法规为指导,维护行业秩序。这些规定扩展到系统的使用和数据的管理。

您的企业使用的系统可以使您遵守或破坏您必须遵守的标准。您的员工使用未经授权的工具可能会使您的企业触犯法律,您可能会因违规而受到制裁

2. 缺乏可见性和控制

IT 部门旨在密切关注组织中使用的所有内容。当某些系统由于影子 IT 而被隐藏时,他们通过采用主动安全策略而被剥夺了有效执行此职责的机会。

缺乏可见性使 IT 团队无法检测网络安全威胁。

3. 数据泄露

一个称职的 IT 团队可以确定技术的安全影响。某些软件可能有效但具有复杂的安全要求。使用这些系统的员工可能缺乏有效配置它们的知识,从而暴露您的数据。

影子 IT 中的系统可能需要定期更新和维护才能正常运行。员工可能没有专业知识或时间来做这些,因此使公司系统暴露在漏洞中。

如何管理影子 IT 风险

在您的组织中完全消除影子 IT 可能是一项艰巨的任务。为了安全起见,您应该学习如何管理它,因为您的员工可能会在背后沉迷于它。

您可以通过以下方法解决问题并找到共同点。

1. 教育你的员工

当员工知道影子 IT 不好的原因时,他们更有可能不使用影子 IT。他们中的一些人甚至可能没有意识到危险,因为他们正在使用这些工具来改善他们的工作。与其严厉批评他们,不如教育他们了解您的组织面临的危险。

在整个组织中培养健康的网络安全文化,以便每个人都了解需要始终坚持健康的网络安全实践,即使没有人在场。

2. 为您的员工提供他们需要的工具

与其将工具强加给您的员工,不如与他们建立公开沟通,讨论他们在工作中需要哪些工具才能高效工作并做好准备。

当进行开放式沟通时,员工会很乐意告诉您任何可以改善他们工作的事情,而不是在您不知情的情况下使用它们。

3. 简化审批流程

赢得员工的信任后,可以向您传达他们的 IT 需求,创建一个结构来实施该流程。

简化审查过程,这样 IT 部门就不会花很长时间来批准推荐的工具。否则,您的员工将恢复使用您背后的系统的旧方式。

4. 优先考虑您的资产

网络攻击者不会将时间浪费在对他们没有价值的资产上。他们的目标是最有价值的。

通过优先考虑您最有价值的数字资产来有效管理您的资源。当您本应专注于最大的资产时,不要专注于无害的影子 IT 工具,尤其是那些不直接连接到 Internet 的影子 IT 工具,从而使自己不知所措。

5. 使用高级工具管理您的影子 IT 基础设施

当工具未被检测到时,影子 IT 就会构成威胁。一旦您可以检测到这些工具并对其进行监视,您就无需担心了。您可以使用先进的网络安全工具来监控您的系统,从而密切关注您的基础设施。

将影子 IT 转化为您的优势

只要组织中有员工,就会有影子 IT。那是因为员工自然会想方设法让他们的工作更轻松,尤其是在他们没有恶意的情况下。

如果您可以让他们将这些工具带到前门,您就可以享受影子 IT 的好处,而无需真正将其置于阴影之下