什么是时间盒以及它如何提高您的生产力?

如果您或您的队友没有完成特定任务的时间限制,您的工作效率可能会降低。使用时间盒来管理您的时间可以帮助您减少时间泄漏并提高生产力。

许多全球组织和非常成功的专业人士使用时间盒技术。这篇文章解释了时间盒是什么,它是如何工作的,以及它的优缺点。

什么是时间盒?

时间盒是一种专注于项目目标的时间管理策略。当你在你的职业或个人生活中应用这个策略时,你更有能力停止拖延并提高生产力

时间盒是时间盒的单位。时间表应该是一个现实但固定的任务时间表。如果工作复杂,您可以分配多个时间框。时间框可以是几分钟、几小时、几天、几周甚至一个月,具体取决于项目及其任务。

时间盒使您可以为项目中的每项任务规划时间预算。你和你的团队坐下来,为项目创建一个任务列表。你和你的团队应该一起头脑风暴来定义任务的时间限制。

任务、资源和定义的时间框等数据通常在任务管理应用程序中可用。时间盒方法是一种享誉全球的时间管理程序,可确保在尽可能短的时间内完成高质量的工作。

如何设置时间盒

除非您认为设置时间盒需要付出很多努力,否则您会惊讶地发现它实际上并不像听起来那么困难。以下是设置时间盒一次并将其用于未来项目的几个快速步骤:

1. 创建项目待办事项列表:

您可以使用RedboothOmniFocus等任何在线应用程序为任何项目的任务创建待办事项列表。在最终确定任务列表之前,确保您和您的团队进行了适当的研究。

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2. 对任务进行分组和优先排序:

您需要找出相似的任务并将它们分组到相邻的时间框内。它将帮助您或您的团队在任务之间切换时避免不必要的时间损失。

您还需要确定一些任务的优先级并将它们移至第一组时间框。与项目所有者或客户讨论以准确确定任务的优先级。用单独的颜色代码标记优先任务。

您可以使用 nTask 、Wrike、Trello、Basecamp 等应用程序来更快地进行在线分组和确定优先级。

3. 为每个任务分配时间盒:

要为单个任务分配固定时间,您需要考虑您提供给客户的交付期限。现在,您可以与您的团队会面进行头脑风暴会议,以就项目任务的实际时间分配达成一致。

4. 定义休息时间:

为休息、技术停机和其他非生产性任务设置合理的固定时间,这些任务也会消耗任何项目的时间预算。

有许多提醒应用程序可用,您可以使用它们来提醒您在休息时间框中休息一下。热门提醒应用有 TickTick 、Rainlendar、2Day、Kana Reminder 等。

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5.选择哪种时间盒:

可能有两种类型的时间盒:硬时间盒和软时间盒。软时间盒建议在最后完成任务。另一方面,硬时间盒告诉您,如果分配的时间到了,即使工作未完成,也应停止处理任务。

对于简单的任务,如果您选择硬时间盒,它会有所帮助。通过软时间盒将您从硬时间盒中节省的时间投入到复杂任务中。

6. 为任务使用计时器:

当您或您的团队开始一项任务时,请使用计时器来跟踪时间。在待办事项列表中记录完成任务所需的时间以供分析。如果您在计算机上使用自动计时器应用程序会有所帮助,例如HourglassSnapTimer

7. 远离干扰:

时间箱可帮助您和您的团队专注于任务。它还有助于最好地利用时间流来提高生产力。但是,只有在正在进行的时间框内真正将注意力集中在任务上时,才能通过时间框看到改进。

要避免工作分心,您需要停止所有可能会分散您对手头任务的注意力的通知。您可以使用 Freedom、Cold Turkey Blocker、RescueTime、SelfControl 等工具。

8. 审核与奖励:

在初始阶段,您需要记录时间盒过程中的大量数据。您需要保存任务编号、时间框、每个任务的时间等数据。使用这些编译数据来评估时间框如何帮助您和您的团队实现所需的生产力水平。

当您的团队成员在预定义的时间范围内完成任务时,您可以偶尔奖励他们。它有助于提高团队成员的积极性。

时间盒的优点

时间盒策略适用于任何与时间消耗相关的事情。无论是家务活还是专业责任,当您练习时间盒时,您都可以看到立竿见影的好处。一些优点是:

  1. 您和您的团队对如何使用时间变得非常谨慎。
  2. Timeboxing 使您能够有效地专注于项目工作,以交付高质量的产品或服务。
  3. 时间盒可确保您一次完成一项任务,从而减轻任务负担。
  4. 时间盒是一种以目标为导向的工作管理技术。当您或您的团队在以目标为导向的环境中工作时,您会感到有动力。
  5. 您可以通过时间盒享受更好的工作与生活平衡。时间表可以有效地告诉您日历何时有空用于休闲团队会议或参加家庭聚餐。

时间盒的缺点

除了其多方面的好处外,还有一些缺点,它们是:

  1. 设置适当的时间盒策略可能需要一些经验。
  2. 有些人声称由于时间限制目标,他们无法提供优质的服务或产品。
  3. 一些专业人士在看到日历中的许多任务时可能会感到不知所措。
  4. 一些人认为,当他们下班时,时间盒计时器会分散他们的注意力。

是时候进行时间拳击了

上述时间盒策略和技巧将帮助您在职业或个人生活中实现可持续的生产力和增长。

当您使用自动化和在线任务管理应用程序时,您可以更轻松地实施时间盒。如果您想使用任务管理应用程序来帮助您进行时间限制,请确保选择正确的应用程序,这样您就不必更频繁地切换应用程序。