什么是 Google 文档?如何像专业人士一样使用它

Google Docs 是 Google 在线办公套件的文字处理器组件。它是 Microsoft Word 的免费替代品。它还具有比您可能意识到的更多的功能。

在本文中,我们将回答有关 Google 文档的最常见问题。

什么是 Google 文档?

Google Docs 是 Google 基于浏览器的文字处理器。您可以在线创建、编辑和共享文档,并从具有 Internet 连接的任何计算机访问它们。甚至还有适用于 Android 和 iOS 的移动应用程序。

Google Docs 与其主要的桌面竞争对手 Microsoft Word 的不同之处在于其协作功能。 Google Docs 是最早提供共享在线文档编辑的文字处理器之一。

Google 使跨平台共享文档和从浏览器窗口实时协同工作变得非常容易。您的协作者甚至不需要 Google 帐户即可查看或编辑您与他们共享的 Google 文档。

此外, Google Docs 插件可让您扩展功能并添加缺失的功能。

如何使用 Google 文档

您可以像使用 Word 文档一样使用 Google 文档。创建新文档、使用 Google 文档模板、与您的团队共享文档并实时协作。我们将在这里向您展示基础知识。

如何创建 Google 文档

要制作新的 Google 文档,请首先访问docs.google.com并使用您的 Google 帐户登录。进入 Google 文档起始页后,您可以创建一个空白的新文档或选择一个模板。

您还可以转到文件>新建>文档文件>新建>从模板以在现有 Google 文档中执行相同操作。

从文件菜单中,您还可以更改文档的许多方面,包括页面方向

如何保存 Google 文档

作为 Google 在线办公套件的一部分,您永远不需要记住保存文档,因为 Google 会自动将其保存到您的 Google Drive。因此,您将找不到“保存”按钮。

也就是说,从文件菜单中,您可以制作副本、发送电子邮件下载您的 Google 文档。

如何下载 Google 文档

Google 将您的文档存储在 Google Drive 上。要将 Google 文档下载到您的计算机,请转至文件>下载并选择所需的文件格式。

如何通过电子邮件发送 Google 文档

如果您想下载文档是因为您想通过电子邮件发送它,您可以直接从文档中下载。转到File > Email > Email this file / Email collaborators ,选择要附加的文件格式,然后填写标准的电子邮件详细信息。

如何共享 Google 文档

但是,我们建议共享它,而不是通过电子邮件发送文档。这是因为共享允许每个人查看和处理相同版本的文档。这样,您就可以避免创建有冲突的副本或重复您的工作。正如前面提到的,收件人不会需要一个谷歌帐户,查看或编辑文档。

要从文档中共享 Google 文档,请单击右上角的共享按钮。现在你有几个选择:

您可以输入所需收件人的姓名或电子邮件地址。请注意,此方法的默认访问级别为Editor 。单击右侧的钢笔图标将其更改为ViewerCommenter

您可以通过获取链接菜单中的链接与群组共享文档,而不是与个人共享文档。默认情况下,您的私人 Google 文档将与任何人共享。

如果您的 Google 帐户属于某个组织(此处: .com),它将在该组织内共享。单击更改与…共享以调整这些设置并为链接用户提供查看者、评论者或编辑者访问权限。

完成后,单击右下角的复制链接。该链接将复制到您的剪贴板。

如果您想与多个协作者共享您的 Google 文档副本,因为您不希望他们对原始文档进行编辑,您也可以使用此制作复制技巧来节省一些工作。

如何跟踪 Google 文档中的更改

当您对 Google 文档进行频繁更改或与他人共享后,您将需要跟踪更改。

版本历史

Google Docs 通过跟踪您文档的版本历史记录来自动执行此操作。转到“文件”>“版本历史”>“查看版本历史”以展开一个菜单,其中列出了 Google 为您的文档跟踪的所有更改。

您将看到更改的时间、更改者以及它们都在文档中突出显示的信息。

您甚至可以命名当前版本以轻松还原之后所做的更改。转到File > Version History > Name current version ,输入名称,然后单击Save

或者,转到版本历史菜单并单击版本的日期或名称以对其进行重命名。在版本历史菜单中,您可以启用设置以仅显示命名版本(请参见上面的屏幕截图)。

版本历史是跟踪更改的基本形式。您可以通过选择文档并单击“恢复此版本”按钮来恢复文档的版本。您不能做的是接受或放弃每个版本中的个别更改。如果这是您想要的功能,则必须使用不同的功能:模式。

建议模式

Google Docs 支持三种不同的模式: EditingSuggestingViewing 。编辑是默认模式。要切换到不同的模式,请转到“查看”>“模式”或单击工具菜单最右侧的钢笔图标。要控制单个更改,请使用Suggesting

在建议模式下进行更改时,您会在文档右侧看到一条评论,其中包含接受或拒绝建议的选项。您还可以撰写回复以讨论每个更改。

在此模式下所做的所有更改都在版本历史记录中的相应文档版本下单独跟踪。这样,您可以选择查看和恢复被拒绝的更改,但您必须恢复该版本的文档,这意味着您将丢失所有后续更改。

提示:要强制您的协作者使用建议模式,请在共享文档时将他们的访问权限设置为可以评论

如何从 Google 文档打印

从 Google Docs 打印就像在您的计算机上打印任何其他文档一样。要打印 Google 文档,请打开该文档,然后转到文件 > 打印或按Ctrl + P键盘快捷键或单击工具菜单中的打印图标。

这些操作中的每一个都将打开您的打印菜单。从这里,选择您的打印机和设置,然后像往常一样打印。

如何离线编辑 Google 文档

要离线编辑您的 Google 文档,您必须满足一些基本条件。首先,您必须在设置离线访问时在线。您还需要在隐身模式之外使用 Google Chrome,安装并启用Google Docs Offline Chrome 扩展程序,并有足够的可用存储空间来保存您的文件。

完成此操作后,前往docs.google.com ,单击左上角的汉堡菜单,转到Settings ,并确保Offline旁边的滑块处于On位置(请参见下面的屏幕截图)。

现在,您开始处理的每个文档也可以在您的计算机上离线使用,至少暂时如此。文档名称旁边的云图标指示您的文档是否可离线使用。

当您的互联网连接中断时,您会看到一个被划掉的云和“离线工作”字样。一旦您重新连接到互联网,您所做的任何更改都将同步。

启用 Google Docs Offline 扩展后,您可以查看docs.google.com下的所有文档列表,即使在离线状态下也是如此。所有离线永久可用的文档都带有复选标记图标。单击三点菜单以控制可用的离线选项。

Google Docs Offline 扩展程序还将缓存您打开的所有文档。如果您失去 Internet 连接,您甚至可以访问那些未明确脱机可用的文档。

在这种情况下,您可以永久使文档脱机可用,即使您不在线。同时,那些未缓存且无法离线使用的文档将显示为静音。

要将 Google Docs 文件备份和同步到您的计算机或手机,您还可以使用Google Drive Backup and Sync 工具

Google 文档,现在在您的控制之下

现在您了解了如何使用 Google 文档的基础知识。接下来,是时候探索创建精美 Google 文档的巧妙方法了。然后,您可以继续探索与Google 文档中的业务文档语音输入相关的功能