什么是 Microsoft SharePoint? 4 使用它的特点和好处

Microsoft 365 订阅可让你访问许多生产力工具。最直观、智能和可定制的一种是 SharePoint。超过 200,000 个不同规模的组织中有惊人的 1.9 亿人使用 SharePoint。

通过消除对多个任务和项目管理应用程序的需求,SharePoint 可以轻松节省时间。最终,您可以投入更多时间来发展您的职业生涯、自由职业客户或副业。

什么是 Microsoft SharePoint?

SharePoint 是一种在线内容管理工具。它使您能够将文件存储在云中以进行共享和协作工作。它可以帮助您创建站点和子站点以整理来自不同团队或个人的任务。

SharePoint 允许您创建一个 Intranet,您、您的合作者和自由客户可以在其中安全地处理文件或文档。集中管理员将控制访问,以便每个用户都可以无缝地打开、编辑和保存文件。

SharePoint 具有许多高级功能,可帮助您或您的团队管理专业和个人作品。以下是一些最常用的操作:

  • 与内部和外部用户共享文件。
  • 管理项目内容,如图片、文章、源代码、视频等。
  • 用于整理团队和任务的站点和子站点。
  • 通过通信站点与合作者保持联系。
  • 移动应用程序允许用户从智能手机访问团队或通信站点。
  • 创建工作流和提醒以自动化项目和任务。
  • 使用搜索功能查找资源、任务或文件。

谁应该使用 SharePoint

SharePoint 是所有创意文件(如应用程序代码、图形设计、音频剪辑、视频、网站文章、发票等)的避风港。SharePoint 提供其他工具,如数据分析、网站模板、知识库模板和项目管理工作流。

因此,它的使用范围从个人内容创建者到大型企业。许多自由职业者或创意人士小组在软件、移动应用程序、网站或内容开发项目的不同阶段使用 SharePoint。

作为生产力工具的 SharePoint 功能

Microsoft 365 订阅附带的基于 Web 的 SharePoint 工具是一个强大而简单的生产力工具。使其成为最佳任务和项目管理工具之一的广泛使用的功能是:

1. 协同工作

SharePoint 是一个高度灵活和可扩展的平台,用于与内部或外部资源进行协作。中央管理员用户可以为团队网站的各个用户分配不同级别的访问权限。

您和您的团队可以在实时场景中处理单个文件,而不会遇到任何延迟。因此,许多创意开发人员和内容创建者更喜欢使用 SharePoint 为任何项目组队。

SharePoint 协作的一个重要功能是在整个站点和子站点中保持整洁的信息流动。它可以帮助个人了解项目的最新情况,而无需通过多封电子邮件、错过的聊天、视频通话等。

2. 内容管理

内容管理对于任何想要提高生产力的个人或专业团队来说都是一个巨大的挑战。 SharePoint 使您无需进行复杂的编程即可克服这一挑战。

内容经理可以轻松地在 SharePoint 上同时处理多个项目。使用 SharePoint 可以轻松发布或更新网站内容,例如事件、新闻、博客、演示文稿堆栈、图像轮播等。

您不必从头开始每个内容管理项目。您可以使用现成的专业模板。除了内容之外,您还可以完全控制其版本。 SharePoint 创建并保存您或您的团队处理的文件的多个版本。

需要时,您可以从 SharePoint 调用任何以前的版本或修复任何文件系统错误。您无需依赖任何第三方工具来备份、恢复或修复文件。

3. 项目管理

SharePoint 具有一系列可用于任务和项目管理的功能。最明显的功能是该工具作为所有项目相关文档和可交付文件的集中存储。

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您还可以通过多种方式自定义 SharePoint 网站。这些量身定制的网站可以为您提供每日计划、每周任务计划和任务常见问题解答。此外,出于项目文档和性能审查的目的,您可以激活时间记录功能,如下所述:

  1. 记录任务活动和更改。
  2. 记录资源报告的任何问题。
  3. 跟踪任务时间。
  4. 更改跟踪数据。

SharePoint 还使您能够创建工作流以简化任务交接、签署项目可交付成果、批准、演示演示和客户反馈等任务。

4. 混合解决方案

SharePoint 与大多数 Microsoft 365 应用程序集成,为您提供用于项目管理的无缝用户界面。 SharePoint 用作项目数据的中央存储库,而其他 Microsoft 365 应用程序使您可以轻松管理任务和资源。

您可以将 SharePoint 与待办事项、任务、计划程序和 Project Online 等工具同步,以获取专门的方法。您可以生成报告以向您的自由职业客户展示项目见解。

SharePoint 与您的 Outlook 和日历配置文件同步以组织任务和日程安排,以便您可以确定工作的优先级。同样,在 Teams 应用程序中发布您的 SharePoint 团队网站以从 Teams 访问联系人、文件、任务等。

SharePoint 还能够集成 PowerPoint、视频、流、OneDrive 以预览 SharePoint 网站或子网站中的文件和文档。您可以避免从 SharePoint 下载文件以制作 PowerPoint 幻灯片等日常任务,从而节省时间。

SharePoint 的优势

与用于项目或内容管理的任何其他生产力工具相比,SharePoint 具有许多优势。它的一些优点是:

1. 省钱

您可能已经通过 Microsoft 365 订阅支付了费用。通过将 SharePoint 用作满足专业或个人需求的主要生产力工具,避免在应用程序和工具上进行不必要的支出。

2. 数据安全

政府和大型组织信任 SharePoint 生态系统及其敏感数据。因此,您可以将您的创意作品存储在 SharePoint 上以进行协作工作,而无需担心知识产权被盗。

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3. 可扩展性

该工具的可扩展性允许您为生产力工具预算成本。如果您看到来自不同客户的过多项目流入,您可以更改订阅以容纳更多资源和项目。当项目放松时,您可以切换到低薪计划。

4. 多用途

更高级别的灵活性和多用途实用程序意味着您可以在不断改变角色或创造性技能的同时继续使用 SharePoint 作为主要生产力工具。您可以在一个项目结束时使用模板,而您需要开始另一个项目。您可以通过避免购买多个应用程序来最大限度地减少预算。

清除杂乱的文件、任务和应用程序

SharePoint 的功能使其成为精心设计的项目管理工具,而不是用于文件共享和存储的简单云解决方案。通过使用 SharePoint 和其他 Microsoft 365 应用程序来管理您的专业或个人任务,您可以创造不断提高生产力的多米诺骨牌效应。