如何优化您的待办事项清单以提高效率

待办事项清单是让自己井井有条的重要组成部分,本质上,它是您需要完成的任务清单。听起来很简单,对吧?然而,在很多方面,你的待办事项清单可能会给你带来压力,降低你的工作效率。

幸运的是,有一些久经考验的方法可以优化您的待办事项列表,以防止这种情况发生。

保持你的待办事项清单简短

如果您的待办事项列表一次有超过 10 个项目,则它可能太长了。一长串要完成的任务会让你感到压力并导致拖延。这是因为它给人的印象是有很多事情要做,并且需要付出很多努力才能完成所有事情。

相关:改善心情和生产力的奇怪待办事项提示

为了避免这种情况,你可以压缩你的待办事项清单,让它感觉更易于管理,当你划掉事情时,你会获得成就感。你可以通过严格控制它发生的事情并避免不必要地填充它来做到这一点。这些是一些可能不属于您的待办事项清单的事情。

  • 完成是别人的任务。
  • 它已经在您的日历中或记录在其他地方。
  • 这是您的日常职责之一,例如查看电子邮件。
  • 它是已在您的列表中的另一项任务的一部分。

你会发现,如果其中一些事情在你的议程上,它们只会增加它并使你的工作量看起来比实际需要的更大。删除它们,必要时将它们分配到其他地方,您的任务就会变得容易实现。

将您的待办事项列表拆分为主题

您还可以将您的任务分类为主题或操作。 Todoist是一款数字待办事项列表应用程序,可让您创建颜色编码的标签,让您的屏幕保持整洁。要创建标签,您只需:

  1. 打开菜单上,单击标签旁边的号。
  2. 新标签窗口打开时,输入您希望标签的名称,例如“电子邮件”或“联系人”。
  3. 选择您想要与之关联的颜色
  4. 单击添加

或者,如果标签不是你的东西,你可以使用 Todoist 的 section 函数来实现相同的结果:

  1. 在您的 Todoist收件箱页面,将光标悬停在列表底部。
  2. 添加部分按钮出现时,单击它。
  3. 在它说Name this section 的地方,输入您希望该部分的名称。
  4. 单击添加部分

您可以根据需要创建任意数量的标签或部分,但应尽量减少它们。一旦您设置了这些分类选项中的任何一个,您就可以通过单击号或添加任务开始在它们下添加您的任务

相关:什么是 Todoist 以及它如何提高您的工作效率?

如果你想要更简单的布局,微软待办允许你通过单击工具栏上的“新建列表”来创建多个可用作主题或操作的列表。只需命名列表,您就可以根据需要开始拆分任务。

时间限制使您的待办事项列表更易于管理

您可能认为使用待办事项列表本身是主动的,但如果它是由您一天中其他人的要求组成的,您可能会被动地工作。这可能会导致任务管理混乱,列表无法满足您的需求。

如果您想保持工作状态并保持效率,那么时间限制是必不可少的。尝试在一天开始时花 15 到 20 分钟来创建待办事项清单,或者如果您的工作本质上是被动的,您可以间隔两到三个时间间隔。

为确保您做到这一点,请在您的 Outlook 或 Google 日历中安排一个约会,这样您就可以避免跳过这一步。从长远来看,您将节省时间,并且可以采取进一步措施来优化您的待办事项列表。

相关:如何在 Google 日历上为高效工作日安排时间

优先处理您的任务

简单地创建一个待办事项列表并不能很好地指示您何时需要完成某件事,或者它们的紧迫程度。尽管可以在心理上对任务的重要性进行排序,但这会使您面临异构的复杂性。

异构复杂性是您选择花费最少时间的待办事项的地方,因为它可以让您快速获得心理上的提升,让您觉得您已经取得了一些成就。不幸的是,这意味着您最终可能会忽略需要更长时间的职责,无论它们的重要性如何。此外,由于我们的思维方式,您可能会认为顶部的项目具有优先权,即使它们没有。

MoSCoW 方法可以帮助您使用四个类别确定待办事项列表的优先级,它们是:

  • 一定有
  • 应该有
  • 本来可以
  • 不会有

并且对于项目管理特别有用,您需要在给定的时间范围内完成一系列步骤。

如果这不符合您的需求,您可以选择艾森豪威尔矩阵,它将您的待办事项列表分成具有四个部分的网格格式。顶行是“重要”的任务,底行是“不重要”的任务。与此相结合,左栏标题为“紧急”,右栏标题为“不紧急”。

相关:如何在 Trello 中使用所有最佳生产力技术

对于这两种方法, Trello在格式化待办事项列表方面提供了最大的潜力,因为它允许您将任务分类到板中。同样, Padlet有几个预设模板,可让您创建板并安排您认为合适的方式。

实现的效率

待办事项清单对于跟踪您的工作和让您承担责任真的很有帮助,但它们也容易出现许多问题,这些问题可能会减慢您的速度并产生各种偏见。他们仍然需要一些战略监督才能运作良好。

有了上面提到的技巧,您就可以开始尝试不同的技术来调整大小并优化您的待办事项列表以发挥其潜力。请记住:通过花一些额外的时间来完善您的待办事项清单,您可以提高效率并进一步提高工作产出。

试一试,看看什么对你有用。