如何使用模板和过滤器控制 Gmail 中的垃圾邮件

许多数字营销人员和在线企业主每天必须多次回复同一类型的电子邮件。这个过程可能既繁琐又耗时。

在这种情况下,响应模板可以派上用场。 Gmail 中的一些过滤器还可以帮助您更有效地处理垃圾邮件。

在本文中,我们将向您展示如何使用响应模板和 Gmail 过滤器来有效地打击垃圾邮件。

什么是 Gmail 模板以及如何使用它们?

您可以将预先编写的电子邮件保存到您的帐户并重复使用它们,而不是从头开始编写。您可以使用 Gmail 帐户同时保存 50 个不同的回复模板。因此,为目标受众创建一些通用模板可以提高电子邮件通信的效率。

如果您在特定领域内建立了权威,您可能会收到数百封要求撰写客座帖子的人的电子邮件。您可以创建一个模板并使用它,而不是一一回复每封电子邮件。

对于上述场景,让我们创建一个模板电子邮件,告诉人们您不接受访客帖子。在创建响应模板之前,请在 Gmail 中启用模板设置。

1. 登录您的 Gmail 帐户。

2. 转到设置 > 查看所有设置

3. 在高级选项卡中,向下滚动到模板部分。

4. 启用模板

5. 单击保存更改

启用模板设置后,下一步是创建和保存响应模板。

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如何创建响应模板

按照以下步骤创建响应模板。

1. 打开您的 Gmail 帐户。

2. 单击撰写以编写新消息。

3. 在电子邮件中解释您关于不接受访客帖子的政策。 (使其通用,因此它适用于任何要求在任何利基或类别中发布客座帖子的人)

4. 当您的回复准备就绪时,单击撰写电子邮件框右下角的三个点

5. 转到模板 > 将草稿另存为模板 > 另存为新模板

6. 在弹出窗口中输入名称后保存模板。 (在此处选择一个描述性名称,因为模板将使用与电子邮件主题相同的名称)。

以下是确认模板已成功创建的方法。

  1. 再次单击撰写
  2. 选择右下角的三个点
  3. 转到模板

您可以在此处找到 Gmail 帐户中已保存模板的列表。单击模板后,该模板将被复制到撰写电子邮件框。

如果您必须手动回复数百封电子邮件,即使您已经创建了电子邮件模板,该过程仍将非常耗时。这就是使用过滤器创建自动响应的用武之地。

您可以创建一个过滤器,将包含特定词的电子邮件放入垃圾邮件文件夹,例如“访客帖子”、“反向链接”和“接受文章”。通过使用此过滤器,您还可以为此类垃圾邮件设置自动响应。

让我们看看你如何做到这一点。

使用模板创建自动响应过滤器

  1. 打开具有响应模板的同一个 Gmail 帐户。
  2. 单击右上角的齿轮图标进行设置。
  3. 转到所有设置 > 过滤器和阻止的地址

4. 单击创建新过滤器。 (您还可以导入以 .xml 格式保存在系统中的现有过滤器)

您可以根据电子邮件地址、主题行过滤电子邮件,并包含或排除某些字词或大小。不接受来宾帖子的最合适的过滤标准是包含几个与主题密切相关的词。让我们向过滤器的“包含单词”选项添加几个单词。

5. 指定标准后,点击创建过滤器

在这里,您必须决定如何处理包含与您的条件完全匹配的消息的电子邮件。

6. 选中跳过收件箱(存档)框,这样这些电子邮件就不会弄乱您的收件箱。

7. 另外,选中发送模板框并选择相同的响应模板,不允许访客发帖

8. 选中复选框后单击创建过滤器

您现在将在过滤器列表中看到新创建的过滤器。将来,包含“来宾帖子、来宾帖子、反向链接、接受文章、为博客写作、在网站上写作”等字样的电子邮件将不再到达您的收件箱。

此外,它还会将响应模板发送给发件人以响应他们的电子邮件。因此,您的收件箱既不会变得杂乱,也不会让发件人等待您的回复。

调整过滤器以免错过重要电子邮件

设置过滤器后,请密切注意存档的电子邮件,以确保不会过滤掉与业务相关的电子邮件。

您可能正在过滤包含“接受帖子”一词的电子邮件,但它可能是您因过滤器而错过的促销优惠。您可以通过在 Gmail 过滤器中加入一些诸如品牌、交易或促销之类的词来避免这种情况。

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在需要的地方创建独立的过滤器

如果您有多个网站使用不同的联系电子邮件,您可以导出新创建的响应过滤器,然后将其导入新的 Gmail 帐户。但是,您需要为该电子邮件单独启用和创建响应模板。

如果您打算使用响应模板,那么创建过滤器的最佳选择是从头开始创建它们。

不要让用户知道响应是自动的

不要在您的电子邮件中提及它是自动回复。通过避免这种情况,人们将不会通过跳过或拼写错误的目标词来欺骗 Gmail 过滤器,因此他们的电子邮件会到达您而不是垃圾邮件。

此外,定期检查收件箱并回复可能对您有益的电子邮件也是一个好主意。

使用 Gmail 过滤器和响应模板控制垃圾邮件

使用 Gmail 过滤器和通用回复模板,您无需滚动浏览即可回复垃圾邮件。通过这种方式,您将节省时间和精力。除了 Gmail 过滤器之外,您还应该测试可改善电子邮件通信的 Gmail 浏览器扩展程序。