如何使用这些快速提示减少 Outlook 的干扰

如果 Microsoft Outlook 是您管理电子邮件和日历的首选应用程序,您可能会认为它的某些功能可能会让人分心。当然,Outlook 已经设置为可以帮助您管理工作负载,但通过一些简单的调整,效果会更好。

让我们来看看可以使 Outlook 更好地为您工作的一些方法。

1. 为传入的电子邮件创建规则

当您收到电子邮件时,它会自动进入您的收件箱文件夹。如果您从许多不同的人那里收到多封电子邮件,这可能很难跟踪,而且它们会迅速增加。 Outlook 允许您设置收件箱规则,将来自特定人员的传入电子邮件直接发送到子文件夹,这可以帮助您跟踪谁在发送什么。要创建新规则,请执行以下步骤:

  1. 转至文件 > 管理规则和警报,然后单击新建规则。将弹出一个新窗口,其中包含各种选项。
  2. 第 1 步:选择模板下,单击将消息从某人移至文件夹。
  3. 然后,在第 2 步:编辑规则描述下,您需要单击超链接以选择要将其电子邮件转移到指定文件夹人员或公共组
  4. 单击完成以应用规则。

微软官方视频对此进行了详细说明。

收件箱规则可以防止您的收件箱堵塞。此外,如果您需要跟踪特定人员或关键工作电子邮件,它已经为您整理好了。

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2. 关闭电子邮件通知

现在,您可能已经注意到 Outlook 在您收到电子邮件时发出的通知声音。您可能还注意到任务栏上 Outlook 图标上弹出的黄色信封图标。如果您想收到通知,这会很有用,但如果这些电子邮件不断传入,它可能会分散您的注意力。幸运的是,Outlook 还为您提供了关闭这些通知的选项。

转到文件 > 选项 > 邮件,然后在消息到达标题下您可以选择要关闭的通知。对选择感到满意后,单击“确定”。

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3.设置日历提醒

与电子邮件通知非常相似,Outlook 日历设置为在约会开始前 15 分钟提醒您。它通过显示您的下一个约会来完成此操作,您必须单击关闭以关闭窗口。

如果您需要,这些提醒会很有用。例如,如果您深入工作并弹出提醒,您可以结束正在做的事情并为约会做好准备。

但是,如果您不需要此功能,那么它可能会中断您的流程。要停止这些提醒,请转到“文件”>“选项”>“高级”,然后在“提醒”下取消选中“显示提醒”

或者,您也可以转到文件 >选项 > 日历,然后在日历选项下,您将看到默认提醒选项。要编辑它,请按照下列步骤操作:

  1. 单击默认提醒旁边的框因此框中有一个勾号
  2. 在下拉列表中,选择0 分钟
  3. 再次点击默认提醒旁边的框,勾号消失;如果你不这样做,它不会保存你的选择
  4. 单击确定
    Outlook 中的日历设置

现在,您可以继续工作,而不会弹出这些提醒。如果您仍然想要某种方式来跟踪您的重要任务,请同时查看 Microsoft To-Do 的好处。

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4. 用颜色编码你的 Outlook 日历

使用一种颜色为 Outlook 日历约会着色没有任何问题。但是,颜色编码可以帮助您简化日历,让您更轻松地了解工作日或一周的概况,而无需检查每个约会或会议的内容。

例如,如果您有多种不同类型的工作,包括公司内部会议、与外部公司的会议、客户、管理任务和预定在日历中的培训等,那么您需要花费的信息可能会变得模糊更多的时间专注于。

如果您使用颜色编码,您可以快速浏览日历并大致了解您需要准备哪些类型的工作。您还可以使用颜色编码按重要性排列约会的优先级。例如,您可以为“紧急”会议选择红色,为“重要”选择琥珀色,为“例行公事”选择绿色。

这里重要的是为您所做的不同类型的工作选择不同的颜色,并选择看起来彼此不太相似的颜色以区分不同。要开始,请按照以下步骤操作:

  1. 单击日历中的约会或会议以显示约会系列选项卡。
  2. 单击显示Categorize的彩色窗口图标。
  3. 在下拉列表中,单击所有类别
  4. 会弹出一个新窗口;在右侧,单击New
  5. 写在您的类别名称中。例如,“内部会议”,然后选择您喜欢的颜色。
  6. 在两个窗口上单击“确定” ,直到您看到新的彩色编码日历约会。
    Outlook 类别窗口截图

对要创建的类别重复此过程。

解决了前景分心

既然您知道如何让 Outlook 不那么分散注意力,您就可以对其进行调整以使其最适合您。尽管它们看起来并不重要,但稍作调整就可以改变您的工作日。

这绝不是一个详尽的列表,您可能想在承诺之前尝试一下。您还可以尝试使用 Outlook 设置,看看是否发现了任何其他有助于优化注意力的东西。