如何写出更好的电子邮件:3 个简单的提示

了解如何写好电子邮件是一项至关重要的技能,尤其是在工作中。无论您拥有一家小型企业还是个体经营者,您每天都可能处理无数电子邮件。

您可以使用电子邮件作为与其他企业和客户沟通的主要方式。写一封电子邮件似乎是一项简单的任务,但人们经常遭受沟通不畅的困扰。

这里有一些提示可以提供帮助!

1. 准确

在电子邮件通信中,您需要具体说明您在说什么。一封简单的电子邮件,例如“我需要在明天之前完成这项工作”。如果您要向员工发送消息,这还不够。

尽管您的员工应该理解您所说的大部分内容,但为什么要冒着沟通不畅的风险,而您可以直接呢?

2. 正确构建您的电子邮件

优化主题行

电子邮件的所有方面,从主题行到正文,都应该进行优化。

您每天都会收到无数电子邮件,其中一些往往会脱颖而出,对吗?通常,这些是具有优化主题行的那些。您电子邮件的主题行应与电子邮件的整体主题相关。

当我们不认识主题行,或者它看起来无关紧要时,我们只需在阅读之前删除电子邮件。为避免这种情况,请确保您的主题行结构正确。

电子邮件正文

以问候开始您的电子邮件。与客户和业务合作伙伴沟通时保持正式很重要。在适当的时候使用非正式演讲是完全可以的,但在大多数情况下最好使用正式演讲。

您试图传达的问题或行动是什么?打过招呼后,切入正题是很好的。不要犹豫,直截了当。

关闭

电子邮件的结尾是您的客户或业务合作伙伴最不想看到的内容。这会影响他们是否给您回复。

尝试像在对话中那样结束电子邮件。如果您对号召性用语友好、专业且清晰,那么您将更有可能获得积极响应。

发送附件

如果您要发送大附件,则不应通过电子邮件发送。相反,将文件上传到文件共享服务并发送链接。这看起来更专业。

3. 编辑和校对!

在准备电子邮件时,试着想象公司中的每个人都会阅读它。创建电子邮件的速度很快,但它们可以给人留下持久的印象,因此请务必在单击“发送”之前查看您的工作。

有许多免费的在线工具可以帮助您确保您的作品写得好且语法正确。它包括句子结构、标点符号、拼写等。

语法上

Grammarly将分析您编写的一段文本并检查是否存在任何语法错误。您可以将其安装为浏览器扩展程序,因此无论您使用哪个网站,都可以访问它。

例如,当您在 Gmail 或其他电子邮件网站上键入电子邮件时,Grammarly 可以检查您的语法。

Grammarly 是免费提供的,但它也有一个高级版本。它的免费版本在检测基本和高级语法和标点错误方面做得很好,例如逗号、连续句、头韵、片段等。

它还将检查拼写错误、抄袭和写作风格。 Grammarly 的高级版本为免费版本提供的所有内容增添了额外的触感。但是,高级语法主要面向那些计划发表文章的人。

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海明威编辑

海明威编辑器是一个免费的在线工具,可帮助您改进写作风格。该平台非常适合编辑短文,例如电子邮件。

此外,海明威编辑器将鼓励您在写作中保持清晰和直接,即使您写的是带有复杂句子的长文章。您可以使用此编辑器来评估您工作的复杂性和可读性。

Microsoft Word 和其他编辑工具

您知道 Microsoft Word 有很棒的校对选项吗?当您打开 Microsoft Word 时,单击“文件”>“选项”>“校对” 。您可以选择您希望 Microsoft Word 检查的自动更正和拼写选项。

此外,微软还提供了Microsoft Editor ,这是一个浏览器扩展程序,可以帮助您检查文档的语法错误、样式等。

在 Microsoft Word 中编辑电子邮件的好处在于,编辑/格式可以很好地转换为某些电子邮件应用程序/网站,例如 Gmail 或 Outlook。

今天,大多数流行的电子邮件提供商都具有集成的编辑选项。他们中的很多人也会检查语法错误。除了 Gmail,雅虎和 Outlook 也有电子邮件格式选项。

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学习如何构建完美的电子邮件

我们大多数人一天中的大部分时间都在撰写和阅读电子邮件。很多时候,这些电子邮件可能会让其他人感到困惑。上面提到的提示应该可以帮助您撰写简洁、清晰且易于理解的电子邮件。

您的电子邮件反映了您的专业精神、对细节的关注和价值观。因此,请务必记住其他人可能会如何解读您电子邮件的语气。