如何创建具有专业外观的Excel电子表格

Microsoft Excel是一个很棒的通用电子表格程序。鉴于使用起来很容易,在创建更复杂的电子表格时必定会发生错误。

一些最常见的错误包括复杂的关系,隐藏的信息,难以理解的计算,或者仅仅是简单的错误。为了创建和维护始终如一的优质Microsoft Excel文件,您应该始终牢记以下几点。

如何准备好的电子表格?

您需要做的第一件事是在开始开发电子表格之前选择组织标准。如果您在专业环境中工作,则此组织标准将为将在电子表格中使用/工作的所有用户奠定基础。

共享的标准可以改善您与团队的沟通,并节省开发时间。

就是说,在创建电子表格时要牢记未来,这一点至关重要。您需要做好准备,因为当您开始设置电子表格时,肯定会遇到您不知道的实例。

通过牢记将来的更改,可以使工作表更持久。反过来,这意味着您浪费更少的时间来创建替换工作表。

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利用多个工作表

您可能会惊讶地知道有多少专业人士犯了这个错误! Microsoft Excel提供了多个工作表,重要的是您学习如何使用它们。您应该首先将不同类型的数据放在不同的工作表上。

例如,您可以使用前几个工作表来获取基本信息。以下工作表可用于计算,而最后工作表通常用于结果和图形。

当然,这也取决于您所从事的工作类型和您最适应的工作。请记住,当您尝试对它们进行排序,插入或格式化单元格时,每个工作表中有多个表可能会导致很多问题。

与团队一起工作时,拥有多个分别针对工作不同部分的工作表将使每个人都更容易理解正在发生的事情。

组织信息流

信息应从左上角流到右下角,并且您应组织工作表以遵循此结构。您的时间轴在所有工作表中都应该保持一致,因为这将使每个人都更容易理解电子表格的工作方式。

在管理信息流时,请避免使用纵横交错的模式,因为它们会分散读者的注意力。关于这一点,您还应该避免任何形式的循环引用。

标记列和行

尽管拥有一个没有任何标签的简单电子表格可能不会使您(作为工作表创建者)感到困惑,但其他用户可能会发现这很成问题。

这就是为什么开始使用简单名称标记列和行很重要的原因。确保对相同类型的数据始终使用相同的名称。

编写公式时应避免什么?

如果您的Excel电子表格有很多公式,则可以做一些事情使它看起来更加专业。首先,避免进行任何重复的计算,仅计算一次公式。

如果您复制公式,则会增加出现错误的机会。更不用说如果您更改一个公式,那么您以前所做的重复项将不会更改。这会导致很多令人困惑的错误。

如果您需要再次使用完全相同的公式,则最好返回到必须使用该公式的第一个实例。

此外,您应始终避免在公式中使用固定数字。取而代之的是,固定值应使用单独的输入单元格,并在计算中使用该单元格的引用。

制作电子表格时应避免的其他事项

使用Microsoft Excel时要避免的最重要的事情之一是合并单元格的选项。这很少是一个好主意,而且通常只是用来提高美观度。通过合并表格单元格,您将更有可能遇到引用和计算问题。

最大的风险之一是,如果您引用合并的单元格。引用合并的单元格时,所有单元格都将成为您计算的一部分,而实际上只有其中一个是正确的。

您应该避免的另一件事是隐藏信息,例如行,列甚至工作表。这只会增加其他用户在使用电子表格或在电子表格上工作时错过重要事项的机会。

保存美学到底

Excel的样式选项非常广泛,使您可以通过多种方式根据自己的喜好调整单元格值。您可以选择不同的边框,颜色,主题和其他功能。

想要具有特定的电子表格设计没有错,但是通常这样做会为查看者抽象信息。

如果您打算为电子表格设置样式,请尝试使其在整个文档中保持一致。一致且简单的格式设置样式将帮助读者更轻松地了解您的电子表格!

此外,创建图例并明确说明来源也很重要。您可以在Microsoft官方网站上了解如何在Excel中正确创建图表图例。

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了解如何使您的Excel文档看起来更专业

如果您了解基本的提示和技巧,则创建并保持始终如一的优质Excel文件并不困难。想要为Excel文档设置样式并没有错,但是请尽量保留样式/美学。

首先,您应该从头到尾创建一个清晰简洁的电子表格。之后,您可以对Excel文档进行一些微调,但是请尝试使其在所有工作表中保持简单和一致!