如何在办公室和家庭中使用在线工具实现无纸化

办公室过度依赖纸张会损害环境。除此之外,保护敏感的办公室文件可能很麻烦。因此,关键任务文件可能会暴露给任何人,包括随机访问者。

通过消除办公室中的纸张,您可以避免所有此类风险。这里有一些在线应用程序和提示,您可以使用这些应用程序和技巧让您的办公室更加无纸化。

1. 访客管理工具

从纸质访客日志切换到在线访客管理系统。创新和强大的访客管理工具可以管理办公室访客管理的整个过程。

Lobbytrack可让您在拍照和打印胸卡的同时跟踪所有访客。它还具有通知主机、管理紧急疏散和提醒安全人员等功能。

Proxyclick是一种基于云的解决方案,可帮助您控制人流。该工具是可定制的,并采用集成方法来保持前台效率和敏感数据的安全。

2. 会计应用

在纸上管理您的办公室会计可能会很忙,很费时间,也很混乱。借助会计应用程序,您可以使流程无纸化、快速且轻松。

Sage Accounting是一款会计应用程序,即使没有任何会计背景,您也可以使用。一旦您将其与您的银行账户连接,交易流程就会变得无缝。您可以通过简单的报告功能跟踪销售、采购和现金流。

QuickBooks是另一种在线会计工具,可让您处理增值税、税收和员工工资的自我评估。 QuickBooks POS 是一个扩展版本,可让小企业主无纸化经营零售柜台。

3. 项目管理应用程序

如果您打算在项目管理阶段使用论文,则很容易让您花大价钱。为了让所有团队成员保持在同一页面上,您需要打印同一文件的多份副本。但是,您可以通过使用任务或项目管理工具来避免此类费用并变得环保。

项目管理工具Asana具有直观的用户界面,任何人都可以使用它来分配和跟踪任务。该应用程序可帮助您进行实时文件共享、任务评论和数字报告生成。

ClickUp是另一个项目管理工具,可让您集成许多第三方应用程序。它还提供了一个工作负载视图,可帮助您跟踪单个资源工作负载。

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4. 待办事项工具

您还在浪费便签来写下您的任务吗?您应该摆脱它并选择待办事项列表应用程序。

Todoist允许您以有组织的方式列出所有任务。它还允许您添加用于对任务进行分类的部分和子任务。您还可以在此应用中添加优先级和收藏夹标签。

Any.do使您可以从任何设备上的任何地方访问您的待办事项列表。它还会提醒您在指定时间执行重要任务。

5. 记笔记应用

一旦您使笔记过程无纸化,您就可以节省记事本和笔的成本。此外,您不必在开会前花时间在杂乱的办公桌上寻找记事本。

借助Evernote等笔记应用程序,借助其在线同步功能,您可以跨设备访问所有重要信息。您还可以个性化笔记的格式,并根据您的选择向其中添加图像、音频文件和文档。

Simplenote允许您以 Markdown 格式添加、查看、编辑和发布笔记。您和您的团队可以在组中共享任何笔记以进行协作工作和构思。

6. 文件扫描工具

如果您决定实现无纸化,那么您的策略应该包括对现有纸质文件进行数字化副本。

使用智能手机上的Adobe Scan将纸质文档转换为 PDF 文件。除了提供裁剪、旋转、注释、签名和颜色编辑等功能外,该应用程序还可以帮助您管理文件尺寸。

ABBYY FineReader PDF是一种高级文档扫描仪,支持 190 多种语言,并以 12 种不同的文件格式保存它们。除了扫描打印和手写文本外,它还可以让您添加评论和签名。

7. 文件共享和安全应用

您必须打印报告并将其分发给收件人的日子已经一去不复返了。使用在线文件共享应用程序,您可以将文件存储在云中并仅与符合条件的收件人共享访问权限。

Box允许您在云中保存和共享文件和文档,遵守行业合规性和数据隐私政策。它使团队成员之间的协作变得无缝。

您还可以使用Google 云端硬盘安全地存储办公文件并仅与指定的收件人共享。此外,该工具可让您使用不同的文件夹来组织文件。

8. 日历应用

日历应用程序已成为职业生活中不可分割的一部分。各种企业都可以从使用日历应用程序中受益,而不是在纸质日记中记下约会。

Calendly是一款在线约会安排应用程序,您可以在其中专业高效地安排会议。您可以使用此应用程序自动执行提醒和跟进过程。

Google Calendar是一种流行的在线日历,您可以在其中为日历条目着色以组织日历事件。它的建议工具辅助将自动填充条目以节省您的时间。您可以在此在线日历中轻松编辑任何在线会议的日程安排。

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9. 数字协议和电子签名工具

现在是抛弃印刷法律文件的时候了。进入数字协议和电子签名的世界,以节省纸张并提高团队的工作效率。

Proposify是一个在线平台,允许您制定、跟踪、发送和电子签署各种合同、提案和协议。您可以使用此应用程序内容库中预先设计的提案模板。

PandaDoc让您通过轻松创建、编辑和签署文档来简化您的协议管理。它提供提案、报价、合同和表格等服务——所有这些服务都采用数字格式,无需任何纸张。

10. 在线传真应用

即使您打算删除所有传真,如果客户坚持使用它们,也可能无法实现。然而,在线传真应用程序可以帮助您从传真中取出纸张。这些应用程序会将传真重定向到计算机、智能手机或您选择的任何其他设备。因此,您还可以使传真自动化并每年节省数千张纸。

RingCentral是一款在线传真软件,可让您在线管理传入和传出的传真,同时节省大量成本。您还可以使用HelloSign发送和接收传真,同时保持机密性和安全性。

通过使用在线工具替换纸张来实现绿色环保

您现在可以在脑海中勾勒出清晰的图景,计划在办公室或家中,无论您在哪里工作,都实现无纸化。当上述在线应用程序为您服务时,实施无纸化工作场所政策不需要很长时间。

摆脱纸张是整理工作空间和提高生产力的众多方法之一。