如何在 Gmail 中存档所有旧电子邮件并达到收件箱零

收到太多的电子邮件会使您的收件箱充满许多不必要的项目。虽然你已经习惯了,但它仍然会给你的头脑增加一点负担。您为这么多未打开的邮件感到负担,但您不想删除任何邮件。

谁知道?收件箱中的未读邮件可能会在将来拯救您的皮肤。那么你应该怎么做才能在不丢失数据的情况下清理你的收件箱呢?通过存档!这是你如何做到的。

什么是档案?

根据剑桥词典,档案是与地点、组织或家庭有关的历史记录的集合。它也被定义为用于存储您不再经常使用的电子信息或文档的计算机文件。

同样,在 Gmail 中,存档是您不经常使用的邮件的存储库。将电子邮件放入您的档案中就是将其存储在视线之外和意料之外的地方。但如果有一天你需要回到它,它仍然存在。这就像您的地下室,您可以在那里存放不需要但将来可能会使用的物品。

当您在 Gmail 中归档未读电子邮件时,它会离开您的收件箱并存储在所有邮件下。它也将从您的未读消息数量中扣除。

要查找存档的电子邮件,请转到边栏中的所有邮件。或者,您可以Gmail 搜索栏上写in:archive以仅显示存档的邮件。

归档做什么(和不做什么)

要了解它的好处,您需要知道归档旧 Gmail 邮件时到底发生了什么。

  • 存档的电子邮件不会自动删除。档案馆就像一个保险库。虽然已删除的电子邮件会在 30 天后自动删除,但归档的电子邮件会保留在您的 Gmail 中,直到您手动将其删除。
  • 可以搜索存档的电子邮件。 Gmail 拥有强大的搜索引擎。当您搜索任何内容时,存档的电子邮件就是其中的一部分。如果您想排除它们并仅搜索您的收件箱,请搜索词前输入in:inbox
  • 存档的电子邮件算作存储空间。已删除的电子邮件将从您的 Gmail 驱动器中删除,从而为您提供更多空间。另一方面,存档的电子邮件仍然会占用存储空间,因为它们仍然是您 Gmail 的一部分。
  • 存档的电子邮件不会自动标记为已读。如果您在未打开的情况下存档电子邮件,则该电子邮件将保持未读状态,直到您对其采取行动。
  • 可以浏览存档的电子邮件。 Gmail 没有用于浏览您在此处发送的邮件的“存档”标签。但是,您可以使用“所有邮件”选项卡同时查看收件箱和存档中的电子邮件。
  • 存档的电子邮件与标签一起使用。您可以为消息添加标签,然后将其存档。标签仍将保留。当您单击标签查看所有带有标签的邮件时,存档的电子邮件也会显示出来。

为什么“标记为已读”还不够

虽然将您的未读邮件标记为已读可能会减少烦人的数字,但它不如归档好。这是因为您的收件箱仍然杂乱无章。

当您归档不需要的电子邮件时,它会离开您的主电子邮件屏幕。这样,您就可以专注于更重要的消息。

如果您认为将来需要该电子邮件,您仍然可以使用 Gmail 强大的搜索功能来查找它。毕竟,您不想滚动浏览数百封甚至数千封电子邮件来寻找某些东西。

如何存档电子邮件

无论您是在智能手机还是计算机上访问您的帐户,存档都是简单易行的。

在你的电脑

有三种方法可以做到这一点。第一个是勾选要存档的消息的复选框。然后一排图标会出现在收件箱的顶行——点击存档图标,Gmail 会将邮件发送到“所有邮件”文件夹。

第二个选项是打开有问题的电子邮件。加载后,将出现与上述相同的图标。选择存档按钮,您将返回主收件箱。对话存档。通知将出现在屏幕的右下方,确认该过程。

第三种选择是删除收件箱标签。通过点击标签上的x ,Gmail 会将电子邮件从您的收件箱移至所有邮件。从“收件箱”通知中删除的对话应出现在浏览器的右下方以供确认。

在您的智能手机上

图片库(3张图片)

无论您是 Android 用户还是 iOS 用户,存档几乎都是一样的。打开 Gmail 应用程序,然后向左或向右滑动您要归档的邮件

或者,打开邮件然后选择右上角菜单上的存档按钮。它是右数第四个图标。执行此操作时,您应该会看到消息从收件箱中消失,并在底部看到1 条存档通知。

最后,您可以点击主题行后面的标签部分。将出现一个标签为窗口 – 取消选中收件箱标签,然后按OK 。该电子邮件将从您的收件箱中删除,底部会显示已更改标签通知。

保持收件箱清洁

如果您不想手动选择存档电子邮件的麻烦,请使用 Gmail 的过滤器功能来自动完成。这对于您不需要查看但必须保留的收据特别有用。

这是执行此操作的分步指南:

  1. 打开要自动存档的电子邮件。
  2. 在顶部菜单上,选择三按钮子菜单
  3. 选择像这样过滤邮件
  1. 搜索栏中会出现一个过滤器 – 单击Create filter
  2. 勾选跳过收件箱(存档)复选框。
  3. (可选)如果您希望这些消息自动打开,请勾选标记为已读选项。
  4. (可选)要存档现有消息,请勾选同时将过滤器应用于 # 匹配的对话
  5. 单击创建过滤器

退回存档的电子邮件

如果您不小心在收件箱中归档了您需要的消息,您可以通过按通知中的“撤消”按钮来撤消该操作。

如果您错过了,请前往所有邮件,然后选择您想要退回的电子邮件。在上方菜单中,选择移至收件箱

如果您想要在收件箱中返回的邮件不是最近的,请使用 Gmail 的搜索栏找到它。打开电子邮件后重复该过程。

如何在 Gmail 中归档所有内容

如果您想从头开始并归档所有 Gmail 邮件,您可以使用 Gmail 的过滤功能。您还可以使用其他命令进一步细化过滤器。

  1. 在搜索栏中,输入以下内容: in:inbox 。这将返回收件箱中的所有电子邮件。
  2. 如果您想细化过滤器,请写before:yyyy/mm/dd以包含特定日期之前的所有电子邮件。如果您只想存档特定时间段,也可以使用after:yyyy/mm/dd
  3. 当搜索有返回结果时,点击上方菜单中的勾选框
  4. 一条通知说已选择此页面上的所有 100 个对话。选择与此搜索匹配的所有对话将出现。
  5. 单击选择与此搜索匹配的所有对话
  6. 选择存档按钮
  7. 将出现确认批量操作窗口。选择确定

根据您拥有的电子邮件数量,Gmail 使用此过滤器需要一些时间。但过了一会儿,您的所有电子邮件都会从收件箱中消失并安全地存储在存档中。这是实现和维护收件箱零的最简单步骤。

永久收件箱归零

通过使用此处概述的提示和技巧,现在可以轻松实现收件箱零。使用 Gmail 强大的搜索栏和过滤器自动将电子邮件发送到存档,让您的收件箱终生保持整洁。

通过学习如何安排电子邮件或将Gmail 应用程序体验引入 Mac,进一步增强您的电子邮件体验。了解 Gmail 的秘密,尽可能提高处理电子邮件的效率。