如何在 Google 日历上为高效工作日安排时间

您是否有时觉得很难管理自己的时间?忙碌了一天之后,您是否看着时钟,想知道这些时间都去哪儿了?如果您在时间管理方面遇到困难,那么您并不孤单。当同事、孩子和重要的其他人每天都开始对你寄予厚望时,是时候寻找解决方案了。

幸运的是,您的个人日历可以帮助解决这个问题。下面,我们将看看如何使用 Google 日历进行时间屏蔽。

什么是时间阻塞?

时间阻塞是为短期和长期目标留出指定时间段的行为。通过这种练习,您可以最大程度地安排您的一天。时间限制还可以提高个人注意力,改善您的精神状态并减轻压力。

这些是成功实现工作与生活平衡的关键因素,尤其是当您考虑到我们生活在紧迫感驱动的文化中这一事实时。有时,似乎快速的结果比高质量的结果更可取。这是我们都感受到的压力。

但是,如果您在上班后感到不得不立即投入到任务中,请再想一想。采取这种方法会使您感到疲倦,并导致无法长期集中注意力。幸运的是,时间阻止您的 Google 日历会有所帮助。

以下是在 Google 日历上阻止时间的方法。

第 1 步:是时候放松一下你的一天(30 分钟)

要留出时间逐步开始您的工作日:

  • 在一天开始时在 Google 日历上留出 30 分钟。您可以将此时间段设为一次性活动或重复活动。
  • 为此事件使用描述性标题,这样您就不会感到困惑。例如,您可以将一天的开始标记为“每日日程回顾”
  • 一旦这段时间被封锁,请确保您用它来放松自己。首先处理强度最低的任务,然后逐渐朝着要求更高的任务前进。

如何在 Google 日历上安排时间来创建清晨活动:

  1. 单击所需的日历段,然后输入事件标题
  2. 接下来,单击更多选项按钮。虽然“保存”选项乍一看似乎是正确的,但前者可帮助您自定义日程安排。
  3. 单击More options 后,您应该会看到一个如下所示的新屏幕:

把自己标记为忙碌,你就不会被打扰。最后,确保您的日历条目可供需要查看的人查看。

要使其可见:

  1. 单击“忙碌”状态右侧的默认可见性下拉菜单。
  2. 这将允许您将事件设置为PublicPrivate
  3. 输入所需的任何其他详细信息。
  4. 点击保存

此外,您甚至可以直接从 Gmail 将事件添加到您的日历中。

要了解如何在 Gmail 的日历中阻止时间:

  1. 单击 Gmail 屏幕右侧的 Google 日历图标。这将扩大它。
  2. 选择日期,单击要安排活动的时间部分,然后输入详细信息。

这项内置技术会检测您何时阅读包含特定时间义务的电子邮件。它还强调了您可以单击以查看日历中是否存在冲突事件的单词。

基本上,让自己有时间逐渐达到最佳表现应该不会让您感到不知所措。如果您经常因为犹豫不决或焦虑地思考一天的日程安排而“陷入困境”,那么这个技巧尤其有效。

第 2 步:对会议和沟通做出反应的时间(15 到 30 分钟)

在 Google 日历中使用阻止功能的另一个好方法是确保您在会议前后都有缓冲。

例如:

  • 假设您安排在明天召开会议,讨论社交媒体计划。
  • 在安排这次会议时,请在会议前后计划 15 到 30 分钟的“空闲空间”。
  • 会议前的时间将用于准备讨论。
  • 之后的时间将用于回应会议期间讨论的内容。

提前阻止超时不仅可以让您更好地准备倾听行动项目,而且可以防止其他任务妨碍您。如果您是组织会议的人,这里有一些关于举办团队会议的技巧

此外,在回应讨论的内容时,您需要弄清楚您必须采取哪些行动。您是否需要组织活动、更改流程或跟进某人?

最好在这些任务还新鲜的时候把它们从脑海中忘掉。

如何在 Google 日历上为会议缓冲区设置时间:

  1. 使用前面提到的可用性和可见性设置。这样同事们就不会怀疑您无法立即为他们提供帮助,或者您在与他人交谈时无法联系到他们。
  2. 确保活动设置编辑页面顶部的时区链接准确无误。
  3. 如果您与世界各地的人交流,告诉他们您所在的时区将使他们更准确地了解您一天的结构。

第 3 步:不可用的“深度工作”时间(两小时)

当最后期限迫在眉睫,压力越来越大时,有时您别无选择,只能全力以赴,专注于一项任务。这意味着设置无干扰的办公空间,然后确保没有人进入。

您可以尝试做一些事情来设置这个“无干扰”区域:

  • 物理指标可以传达缺乏可用性。例如,门衣架上的“请勿打扰”标志(如果您有单独的办公室)就可以使用。
  • 在您的入口旁边安装一块白板,表明您下次何时有空是另一种选择。

在谷歌日历方面,你可以展示你在深度工作期间如何不可用。如果您在 Google 日历上屏蔽了自己的时间并使用可识别的阴影(例如红色)对您的空闲时间进行颜色编码,那么只要您的“请勿打扰”区域的公共设置可见,任何人都无法打扰您。

如果您想了解如何设置深度工作时段,请参阅以下更改 Google 日历中默认事件颜色的方法

此外,考虑为每个“不可用”块添加详细信息,以解释为什么您的办公室(和顶空)是禁区。这是为了避免与您的同事混淆。否则,人们可能会认为您不想要公司,因为您午餐时间过长。

为“深度工作”安排休息时间时要注意的事项:

  • Google 日历上的重复复选框(如下所示)是您可以打开的设置。它非常适合习惯性的练习,如果你的日程安排是一致的,这可以让你放松下来。
  • 您也可以针对一周中的特定日期和时间定制这些重复设置。

您在时间阻塞方面或将项目添加到日历的过程中遇到问题吗?以下是如何将您的 Google 日历与您的待办事项列表同步

第 4 步:“随叫随到”或自发的时间(一小时)

您可能会觉得自己已经准备好进行计划,但不可预见的事件仍然可能会带来挑战。幸运的是,您可以依靠 Google 日历使用时间阻塞方法来建立缓冲时间。

例如:

  • 也许您已经预料到了一个总是对您寄予厚望的人在早上发来的电子邮件。
  • 如果你怀疑这个人会把另一个责任推到你已经满盘子的盘子上,那就要留出时间做出相应的反应。
  • 假设公司会议、重要电话和团队聚会等任务也将比预期持续更长时间。

通过采用这种方法,Google 日历应该可以帮助您尽可能保持专注。您留出的时间使您可以灵活地战略性地处理意外情况。如果没有这种余地,您可能会觉得问题太复杂而无法解决。

如何阻止“待命”时间的关闭时间:

  1. 使用前面讨论过的方法,在白天留出时间来响应工作请求。
  2. 在“编辑活动”页面上使用 Google 日历的通知设置,帮助您坚持您的计划。
  3. 要查找这些通知设置,请​​查看“编辑事件”页面。
  4. Event Details下方,您应该会看到有关您可以获得的通知类型的选项,以及您可以设置这些通知与实际事件的接近程度。

您可以在下面看到这些通知选项的示例:

您还可以更改默认通知设置。去做这个:

  1. 前往 Google 日历的主页。
  2. 我的日历下,通过单击带箭头的下拉按钮展开日历菜单。
  3. 单击要编辑的日历旁边的三个点
  4. 接下来,单击设置和共享

在那里,您应该能够更改该日历的现有默认通知。

记住:视情况而定;你最好的反应可能是马上什么都不做。

如果您的工作日感到不安,则很有可能激起了一些强烈的情绪。你可能没有想清楚。在评估情况之前暂缓采取任何行动是非常合适的。

第 5 步:工作日结束(20 到 30 分钟)

生产力专家认为,工作日的结束可以决定您开始下一个工作日的方式。如果太乱,你会筋疲力尽。

幸运的是,使用 Google 日历,您可以预留 20 分钟的时间来放松一下。

如果您返回到事件的通知设置,您会注意到通知何时发生具有很大的灵活性。实际上,您可以要求 Google 最多提前四个星期(如果需要)向您发送这些通知。

就我们而言,在工作日结束前一小时收到一条通知会提醒您此结束期。您还可以在设置事件时使用重复功能来自动阻止一天的结束。

如何在谷歌日历上设置时间为一天结束做好准备:

  • 通过反思开始你的放松。什么进展顺利?哪些方面有改进的余地?
  • 如果事情进展不顺利,不要对自己太苛刻。决定如何解决问题将是您第二天早上的首要任务之一。
  • 最后,通过确定度过下一个会话的最佳方式来结束您的工作日。选择优先级最高的任务,并确保您有足够的时间来完成它们。

从本质上讲,轮班的最后 20 分钟是让自己为未来一天做好准备的理想机会。考虑写下或以数字方式记录第二天的任何待办事项,而它们仍然在您的脑海中浮现。

您还使用哪些其他时间阻塞技术?

学习如何在 Google 日历上进行时间限制可以成为救星!时间阻止您的 Google 日历有助于让您的日程保持现实和高效。

通过这样做,您可以确保精神焕发并充满电,而不会浪费任何时间犹豫不决。如果您仍然发现自己正在努力将所有事情都纳入您的日程安排中,那么可能值得下载一个时间跟踪应用程序,以帮助您了解您在某些任务上实际花费了多长时间。