如何在 Microsoft Teams 中使用 Wiki 工具

在 Microsoft Teams 上的所有可用工具中,Wiki 是迄今为止使用最少的功能。尽管是一个方便的生产力工具,但只有少数团队在他们的频道中使用 Wiki 工具。

这是因为大多数人似乎无法清楚地了解它的功能。如果您不熟悉如何在 Microsoft Teams 中使用 Wiki,那么这篇文章适合您!

什么是 Microsoft Teams 中的 Wiki 工具?

Wikis 是默认的 Microsoft Teams 应用程序,允许团队成员使用他们的频道在 Microsoft Teams 中创建、添加或编辑信息。它兼作团队的智能文本编辑器和通信工具。

它还允许您在 Teams 频道中启动不同的部分,并与其他成员协作以在一个集中的位置收集信息。您可以使用 Microsoft Teams 上的 Wiki 做很多事情。

创建 Wiki 选项卡

尽管 Microsoft Teams 中的每个频道都带有一个默认的 Wiki 选项卡,但您可以根据当时的需要和团队的规模创建其他选项卡。您甚至可以删除 Microsoft Teams 附带的原始 Wiki 并创建您自己的自定义 Wiki

要创建新的 Wiki 选项卡,请执行以下步骤:

  1. 单击 Wiki 选项卡上的添加选项卡按钮。
    添加标签按钮
  2. 搜索并选择Wiki
    带有 Wiki 图标的搜索框
  3. 根据需要重命名您的Wiki 。 (理想的名称将是Wiki的主题,因为这将使其更容易找到)。
    带有“保存”和“返回”按钮的 Wiki 重命名框
  4. 单击“保存”
  5. 开始向您的 Wiki 添加信息。

添加页面

关于 Wiki 选项卡,您应该了解的第一件事是如何添加页面。一旦您创建了第一页并想要添加带有附加信息的额外页面,您只需:

  1. 按左上角的按钮折叠您的 Wiki 菜单。
  2. 单击“新建页面”选项。
    维基上的新页面按钮
  3. 重命名您的页面。
    维基上的新页面重命名
  4. 最后,点击页面并开始编辑。

查看 Wiki 页面

要查看已经存在的 Wiki 页面:

  1. 从您团队的频道中选择所需的Wiki 选项卡
    团队上的 Wiki 选项卡
  2. 打开后,扫描屏幕以查找要访问的 Wiki。
    Wiki 选项卡列表
  3. 单击“展开 Wiki”按钮以查看可用的页面和部分。
    维基上的展开选项卡
  4. 选择您想要的页面或部分,Wiki 将在屏幕上显示它。

编辑 Wiki 页面

使用 Wiki 页面的好处之一是您可以随时轻松编辑和更新信息。只要您有权访问页面,您就自动拥有编辑页面的权限。

这在很大程度上有利于在项目上进行协作的团队。要编辑 Wiki 页面:

  1. 单击所需 Wiki 页面上的任何操作以激活编辑模式。
  2. 输入您对页面的更改或添加。
  3. 使用格式化选项根据需要格式化页面。
    编辑 wiki 页面格式选项

请注意,Wiki 具有所有流行的格式选项,包括粗体、斜体、下划线等。

添加部分

将部分添加到您的 Wiki 页面将帮助您将 Wiki 页面的内容组织成子部分。它还使您和您的团队更容易就特定部分进行交流和评论,而不会过于笼统。

您可以在一个 Wiki 页面中创建多个部分,并根据需要标记它们以便于访问。去做这个:

  1. 将鼠标悬停在现有部分标题上。
  2. 单击将出现的+符号,提示您在此处添加新部分
    在维基上添加部分
  3. 一个新的部分将出现在您之前的部分下。重命名它并根据需要添加信息。

编辑您的部分

您可以通过排列顺序甚至删除不需要的部分来编辑现有部分。

  1. 要检查您的部分,请单击位于屏幕左侧的“折叠部分”菜单。
  2. 通过根据需要向上或向下移动它们来重新排列您的部分。
  3. 如果您的 Wiki 页面上不需要某个部分,您可以通过单击“更多选项” >“删除”来删除它们。
    在 Wiki 的更多选项页面上编辑部分

在 Wiki 页面上提及人员

在 Wiki 页面上进行协作通常需要您将其他队友的注意力吸引到特定页面上。要将它们绘制到页面上,您可以使用 @ 提及后跟他们的用户名。

当您需要特定成员而不是整个团队的操作时,此功能非常方便。提及合作者:

  1. 在您正在编辑的打开的 Wiki 页面上键入@以及此人的姓名。
  2. 从出现的建议列表中,选择您的目标协作者。
  3. 然后团队成员将收到提及通知,提示他们做出回应

开始部分对话

在进行 Wiki 页面协作时,您可能需要团队成员对您正在处理的 Wiki 页面做出贡献和评论。但是,您最不希望看到的就是这些评论本身出现在 Wiki 页面上。

为避免这种情况,您可以为这些讨论创建一个单独的对话部分。

  1. 在该部分的右边距上,选择“显示部分对话”按钮。
    在 wiki 中显示部分对话
  2. 在弹出的对话窗格中,输入您想要的消息。
    维基上的对话屏幕
  3. 点击发送
  4. 请注意,团队成员也可以在团队频道上看到此对话。

在团队中使用 Wiki 的好处

既然您对 Wiki 以及如何操作它们了如指掌,也许您正在寻找将它们集成到您的团队的新方法。以下是有关在何处使用 Wiki 的一些想法。

工作规则

每个组织都依赖规则才能顺利运行。你的也不例外。您可以使用 Wiki 记录并与整个团队共享您公司的规则。例如,如果您正在与远程团队合作,您可能希望创建一个 Wiki 页面来指导他们了解您对他们的期望。

资源

如果您对在不冒未授权访问风险的情况下向成员发出团队登录信息的理想方式感到困惑,您应该考虑将它们发布在 Wiki 上。这样,您可以只允许需要资源的人进行有限访问,同时保持他们的安全。团队成员还可以共享有助于他们完成任务的相关链接。

操作指南和说明

Wiki 页面非常适合概述您可能希望在整个团队中进行交流的说明。这些说明可能包括项目指南或工作场所层次结构。当您与新员工打交道时,所有这些都会派上用场。它也非常适合您的团队成员可能需要不时参考的详细说明和步骤。

常见问题

您的团队是否有常见问题解答部分?如果没有,则需要使用 Microsoft Teams 创建一个。您可以使用带有常见问题解答的 Wiki 来概述团队中可能出现的所有问题,例如团队需要执行哪些流程以及何时执行。这对您的团队非常有用。

共享项目笔记

您是否有需要分阶段实施的项目?然后,您需要一个虚拟笔记本,其中包含项目每个步骤的所有详细信息,并且项目每个阶段的所有团队成员都可以访问。

Wiki 页面允许您的团队做到这一点。使用 Wiki 页面,团队成员可以详细说明与其项目阶段相关的所有信息,以供下一个团队参考。这允许无缝传输并提高生产力。

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立即提高您的生产力

提高团队生产力的最佳方法之一是鼓励使用 Wiki。借助 Wiki,团队中的专家可以共享知识并创建一个存储库,新的团队成员可以从中获取说明和技术诀窍。

这将帮助您在每次新团队成员加入时节省不必要和重复的培训。