如何在 Word 中进行邮件合并

使用邮件合并,您可以使用占位符个性化批量电子邮件和信件。您所需要的只是一个联系人数据库和一个用于向他们发送电子邮件或信件的模板。

在本文中,我们将向您展示如何使用 Excel 数据库创建 Microsoft Word 邮件合并。这些步骤取自 Microsoft Word 和 Excel 2016,但所有版本的过程都相同。

如何从 Excel 进行邮件合并

邮件合并使用来自数据库的数据源并将它们放置在各自的占位符中以个性化您的批量电子邮件。这些数据库可以是以下列表中的任何内容:

1. 打开您的Microsoft Excel电子表格。

2. 使用邮件合并时在Word 中创建手动联系人列表。

3. 从 Microsoft Outlook 应用程序中选择联系人数据

您有两组选项可供选择:

  • 兼容文件中的 Gmail 联系人。
  • 微软 SQL 服务器。

当您需要在 Word 中使用邮件合并时,Microsoft Excel 工作簿数据库是首选。对于邮件合并,您将使用 Excel 创建一个 Word 稍后将使用的数据库。

如果您没有包含详细联系信息的 Excel 文件,您可以使用此示例 Excel 文件进行试用

为避免批量电子邮件或信件中出现任何不一致,您需要按如下所述调整 Excel 文件:

  1. 第一行应该只有从单元格 A1开始的列标题。当您使用 Microsoft Word 邮件合并时,Word 将使用这些列标题作为合并字段
  2. 您应该编辑列标题以匹配您将在电子邮件或信函模板文档中使用的占位符名称。
  3. 您需要确保电子表格文件包含联系人数据作为每行模式一条记录。例如,在当前教程中,可以在单元格 A2J2之间访问客户James Butt 的每个可用联系方式。
  4. 任何联系人的数字数据,如邮政编码、折扣百分比、里程、货币等,都应采用适当的数字格式。
  5. 要进行任何更改,请选择包含数字的单元格或单元格范围。
  6. 主页选项卡功能区中,单击常规旁边的下拉箭头
  7. 如何在 Excel 中设置数字格式的示例

    在将邮件合并 Word 文档链接到 Excel 数据库文件之前进行所有添加。完成所有更改后,保存Excel 文件。

  8. 您的联系人的 Excel 数据库文件应该存在于您计算机的本地存储中。
  9. 确保所有数据都在 Excel 工作簿的第一个工作表中。

如何在 Word 中进行邮件合并

在 Excel 中创建数据库后,您需要打开要发送给多个收件人的电子邮件或信函模板。请按照以下步骤操作:

1. 在功能区上,单击邮件选项卡

2. 在开始邮件合并组中,您需要单击开始邮件合并

3. 您将看到六种邮件合并文档类型。单击“信件”或“电子邮件”

相关:如何在 Microsoft Word 和 Excel 中使用邮件合并打印标签

4. 在开始邮件合并组中,单击选择收件人。您将看到诸如键入新列表、使用现有列表和从 Outlook 联系人中选择等选项。

5. 根据您希望如何将联系人列表链接到模板信函,您可以选择以上三个选项中的任何一个。在本教程中,让我们选择使用现有列表来利用您之前创建或下载的 Excel 数据库

6. 在“选择数据源”对话框中,找到 Excel 数据库文件所在的文件夹。找到该文件后,选择它,然后单击“打开”将数据库加载到 Word 的邮件合并中。

7. 您将看到“选择表”对话框。单击确定退出该框,而不在对话框中进行任何更改。

8. 太好了!您已成功地将源数据与 Word 邮件合并程序链接起来。

9. Word 将自动将数据库列标题与合并字段项匹配。为确保适当匹配,请转到功能区邮件选项卡上的写入和插入字段组,然后单击匹配字段

10.匹配字段对话框将会出现。在左侧列中,您将看到合并字段项。在右侧,您将找到来自链接的 Excel 数据库的匹配数据。

11. 如果您使用 Outlook 联系人或从 Gmail 导出的联系人等其他源数据,则情况相同。通过滚动列表确保没有不匹配。单击确定关闭。

12. 在您的模板字母上,将光标放在第一个字母的前面并按Enter几次以在字母正文上方留出一些空间。

13. 将光标放在文档顶部,然后单击功能区邮件选项卡写入和插入字段组中的地址块

14.在Insert Address Block对话框的左侧,可以选择姓名、公司名称、地址、国家等,格式选项。在右侧,您将看到地址块的预览。

15. 您可以使用匹配字段选项来纠正任何输入数据不匹配。单击“确定”以在 V 形中添加AddressBlock

16. 接下来,在AddressBlock之后的Write & Insert Fields组中单击Greeting Line ,为其设置行距。

17. 将出现插入问候语对话框。您可以根据需要进行更改,然后单击“确定” 。 V 形中的GreetingLine将显示在信件中。

18. 您可以单击功能区上的“预览结果”命令来查看字母的外观。

19. 除了AddressBlockGreetingLine之外,您还可以添加自定义合并字段。假设您要在信函正文中添加车辆制造商和型号

20. 为此,打开链接到邮件合并的 Excel 数据库文件,并添加Vehicle Make 和 Model列标题。输入车辆详细信息并保存Excel 文件。

21. 现在,转到邮件合并 Word 文档并重复步骤四

22. 现在,选择信函正文中的任何一个或几个词,然后单击“写入和插入字段”组上的“插入合并字段”。

23. 在插入合并字段框中,选择数据库字段,然后选择车辆制造和型号。单击插入以添加自定义合并字段。

24. 这就是您可以添加任意数量的可变占位符以自定义您发送的每封信函或电子邮件的方法。 Microsoft Word 邮件合并将自动将数据与收件人姓名匹配。

25. 在功能区上,单击“完成并合并”命令,然后选择“打印文档”或“发送电子邮件” 。您也可以在发送电子邮件或信件之前单击“编辑个人文档”来校对它们。

使用邮件合并提高电子邮件生产力

现在您知道如何使用 Microsoft Word 和 Excel 进行邮件合并。使用邮件合并更快地发送量身定制的电子邮件,并与您的专业或个人联系人建立良好的关系。继续使用 Word 使您的职业和个人生活比以前更轻松。