如何在G Suite中创建协作收件箱

当您的团队需要管理相同的传入电子邮件时,您可以使用G Suite中的“协作收件箱”将多个用户添加到同一帐户。该功能允许多个团队成员同时维护相同的收件箱。

以下是创建您自己的协作收件箱,使用所有功能,分配团队成员以及授予所有权限的方式,这些操作均来自您的G Suite帐户。

什么是G Suite中的协作收件箱

G Suite中的协作收件箱允许一群人访问,维护和管理相同的电子邮件收件箱。这对于需要整个营销或销售团队来回答类似电子邮件的公司和组织很有帮助。

通过鼓励通过Google工具进行在线团队协作以创建高效的工作流程,这是提高生产率的好方法。

例如,如果您的销售代表不断收到有关潜在合作伙伴的电子邮件,则可以分配每个人来监视相同的收件箱。任何人都可以回复和管理收到的电子邮件。

如果您在学校接收父母的电子邮件,您也可以设置一个“协作收件箱”,以便任何老师都可以回复这些电子邮件。拥有适当权限的任何成员都可以为自己声明电子邮件,或将其分配给另一组成员。

Google Workplace不是与Gmail结合使用的唯一协作工具,但如果您已经拥有G Suite,它就是最高效的协作工具

您可以使用此工具来标记特定的电子邮件,这有助于整理您的收件箱,并使搜索旧电子邮件更加容易。如果您要销售产品,请用这些特定产品标记所有电子邮件,以帮助其他人找到它们。

在拥有“协作收件箱”之前,您需要设置一个Google网上论坛并添加成员。

如何创建Google网上论坛并添加成员

要开始管理和访问“协作收件箱”,首先需要创建一个组。这样您就可以开始将成员添加到“协作收件箱”中。

  1. 登录到Google网上论坛
  2. 单击创建组
  3. 输入信息并选择设置。
  4. 单击创建组

建立小组后,您可以开始通过电子邮件邀请其他人加入小组,将他们直接添加到您的小组或批准申请的人。

发送邀请会直接将其邮寄到收件人的收件箱,以确认他们要加入群组。直接将成员添加到组需要他们的电子邮件地址。提交后将添加成员。

通过创建组并添加成员,您将可以使用功能齐全的协作收件箱。唯一使您退缩的是需要打开该功能。

如何开启协作功能

要为现有成员创建协作收件箱,您需要首先启用协作功能。但是在执行以下步骤之前,请确保已启用Google网上论坛的对话记录。

  1. 登录到Google网上论坛
  2. 单击名称
  3. 点击组设置
  4. 启用其他Google网上论坛功能下>选择协作收件箱

一旦所有协作功能都设置好,您需要为每个成员分配权限,以使他们更轻松地管理帐户。

如何向协作收件箱成员分配权限

通过为组成员分配权限,您将使您的团队能够进行对话,分配对话,将对话标记为已完成,将对话标记为重复,以及将对话标记为不需要任何操作。

您可以根据默认的组角色(所有者,经理,成员),组织中的每个人,网络上的每个人或自定义创建的角色,为组分配不同的权限。

  1. 登录到Google网上论坛
  2. 单击组的名称。
  3. 点击组设置
  4. 单击切换到“打开权限”。
  5. 移动滑块并选择要获得许可的用户。

您还可以在权限中创建排除,以从权限设置中排除特定成员。

管理您的G Suite协作收件箱

协作收件箱允许您将不同的成员分配到一个组,并为他们提供特定的权限,以便他们可以有效地管理您的电子邮件。

每个团队成员都可以访问整个收件箱,并且可以将不同的对话分配给不同的成员。现在已经创建了团队,您需要考虑确保帐户中每个人的安全。