如何在Google文档中使用版本历史记录

当您查看以前非常完善但现在看起来很糟糕的Google文档版本时,这种担心是真实的。当整个团队都在处理同一文档时,您需要确保确切地知道谁在进行编辑以及何时进行编辑。只需单击几下,Google Doc的版本历史记录就可以带您回到所有修订版本。

让我们学习一下它是如何工作的。

如何访问您的版本历史记录

有两种方法可以访问Google文档中的文档版本历史记录。

使用文件菜单

  1. 单击文件>版本历史。
  2. 您会看到两个选项:命名当前版本(稍后将介绍)和查看版本历史。单击查看版本历史记录。右侧的面板是对文档所做的更改的时间表。

访问该部分的另一种方法要快一些,因为有一个链接显示从上次编辑开始的时间。它会将您重定向到“版本”历史记录,但是只有对文档进行了实际更改后,您才会看到此链接。

  1. 单击打开版本历史记录链接。

这种访问版本历史记录的方法不会提示您使用其他选项来命名当前版本。当您重定向到版本历史记录时,您仍然可以重命名文档的任何版本。

查看您的版本历史记录

一旦访问了版本历史记录,就会有很多数据可以派上用场,尤其是在与Google Docs协作时

屏幕左上角的日期将通知您何时对文档进行了最后编辑。如果您重命名版本,则该名称将代替日期和时间显示。日期下方是打印文档或将文档保存到计算机的选项,以及放大文档的选项。

在右侧,您会在主文档窗口中注意到所做的编辑总数。此数字特定于您当前显示的版本。

单击两个箭头以循环浏览每个编辑,以更好地了解对该版本进行了哪些更改。

右侧是侧边栏,其中包含有关文档的所有已保存版本的其他信息。

可以很容易地看到您团队中的哪些人进行了更改,以及他们何时进行了更改,并在名称旁边加上了带圆圈的不同颜色。该颜色将与您在主文档屏幕上看到的更改相对应。

这样,您可以轻松地确定团队中的哪些人对文档进行了特定更改。您会注意到,文档的每个保存版本旁边都有一个箭头,指向日期和时间。

单击箭头,其他详细信息将帮助您选择要还原的内容。您可以选择包括当天进行的某些修改,但不包括其他修改。

单击日期和时间旁边的三个点,以获取更多选项,如下面所示。边栏顶部甚至还有一个切换开关,您可以在其中仅显示已命名的版本。

我们将介绍为什么这很有用,以及命名文档版本的最佳做法。

还原以前的版本

在“版本历史记录”部分中,您将有机会在进行某些编辑之前恢复到文档的旧版本。

转到文档的较早版本之一,您会立即在屏幕顶部看到一个蓝色的大按钮,显示恢复此版本

单击“还原此版本”按钮,然后确认是否要还原此版本的文档。

您是Google Doc,它将自动更新以反映旧版本。屏幕顶部甚至还有一个小弹出窗口,让您知道所看到的版本。

您可以通过使用日期和时间左侧的箭头展开该部分,以查看每个较旧的版本。这些版本将具有当天进行的每个单独的编辑,您还可以选择还原其中的任何一个版本。

您甚至可以存储以前的版本,但是如果您要重写某些材料,但不是全部,则仍可以删除其中一个页面

保存文档版本的最佳做法

在整个编写和编辑过程中,尤其是如果您有多个团队成员时,您将希望使用智能保存方式。如果存在任何潜在的问题,这将使您更轻松地浏览旧版本。

为了重命名您的版本,请单击文件>版本历史>命名当前版本。弹出窗口将要求您输入当前版本的名称。

保持名称简单,以描述当天对文档所做的操作。如果是初稿,则可以将该版本重命名为“初稿”。

如果编辑器进行了修订,则可以将该版本命名为Editor。实施反馈和最终草案可以遵循相同的过程。

这将使您更轻松地进行编辑并了解正在完成的阶段以及何时完成。

您也可以使用右侧的切换开关仅显示已命名的版本,以使其更加清晰。

更轻松地在Google文档中进行编辑和修改

在编写的每个阶段都命名文档的不同版本。如果有问题,这将使您可以更轻松地返回到早期版本。

版本历史记录向您显示哪些团队成员在进行哪些更改。这些步骤加起来可以帮助您在需要时获得理想的文章版本。