如何在Microsoft Outlook中安排会议

Microsoft Outlook不仅提供电子邮件服务,还提供更多功能。它具有日历功能,可用于安排与同事或客户的会议。

在Outlook中,您可以查看所有被邀请者的可用时间,并选择适合每个人的时间。下面,我们将解释如何在Outlook中使用此计划功能。

如何在Outlook中创建新事件

1.要设置会议或活动,请将鼠标悬停在“新消息”上>从下拉菜单中选择“新事件”,或选择日历图标,然后选择“新事件”

2.在弹出窗口中,您可以为活动添加标题,使用电子邮件地址邀请其他人,选择日期和时间,选择位置并描述您的活动。

如何在Outlook中使用计划助手

1.添加被邀请者后,Outlook会建议每个人都可用的时间。但是,如果要选择自己的时间,则可以单击选项卡最上方水平列中的“计划助手”。

2.现在,您可以看到您和您的参加者有空参加会议的确切时间。不可用时间将显示为蓝色,而可用时间将保持空白。

3.当所有各方都可用时,将出现蓝色矩形选择器。将该矩形拖到方便的时间,然后单击窗口左上角的“完成”。

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如何在Outlook中选择会议地点

Outlook会将您重定向回活动的详细信息,您可以在其中选择一个位置来完成会议的设置。

如果您的团队是远程工作,则可以通过将URL粘贴到下拉菜单对面的位置栏中来使用Zoom或Skype代替在线会议。

但是,如果您的团队是办公室成员,则可以选择会议室。为此,请点击添加位置>浏览更多房间

房间(由Office 365管理员设置)将显示在右列的“房间查找器”下方,指示它们是否适用于会议,您可以在“计划助手”中选择这些房间

选择位置后,会议就完成了!只需单击“发送” ,您将通过电子邮件向被邀请人发送会议通知,使他们可以接受或拒绝会议。

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您应该在Outlook中安排会议吗?

在Outlook中设置会议可以减少有关会议日期的不必要的来回通信。但是,如果被邀请者也是Outlook用户,则只能在Outlook中安排会议。

因此,如果您在公司外部与不使用Outlook的客户安排许多会议,那么最好使用其他计划助手工具。