如何在Outlook中存档电子邮件

归档电子邮件是使收件箱保持整洁的最佳方法之一。如果要在Outlook中执行此操作,则很幸运。 Outlook for Web和Outlook for Desktop都使您可以轻松地存档电子邮件。

在本指南中,我们将介绍在计算机上的Microsoft Outlook中归档电子邮件的所有最佳方法。

什么是Outlook中的存档?

在Outlook和电子邮件的上下文中,存档基本上是您选择与主收件箱分开的所有电子邮件。

在Outlook for Web上,将电子邮件存档意味着将电子邮件从主收件箱文件夹移到“存档”文件夹。

在桌面版Outlook中,存档电子邮件基本上意味着将电子邮件从主Outlook PST文件移动到新的PST文件。您可以随时在此PST文件中移动,并访问其中的所有存档电子邮件。

如果您只是从Outlook入手,请将Outlook for Web与桌面版进行比较,看看哪一种适合您的需求。

您可以对所有电子邮件帐户使用Outlook存档吗?

在两种情况下,您无法使用Outlook中的存档功能。

首先,如果您拥有Exchange Server电子邮件帐户,并且您的组织使用Microsoft Exchange Server联机存档,则不能使用本机Outlook存档功能。

其次,如果您的网络管理员已禁用存档功能,那么您也将无法存档电子邮件。

在这两种情况下,请与组织的网络管理员联系以获取帮助。

如何在Outlook for Web中存档电子邮件

在Outlook for Web上存档电子邮件比在桌面应用程序中存档电子邮件更容易。只需单击几个选项,您选择的电子邮件就会被存档。

这是您的操作方式:

  1. 转到Outlook.com并登录到您的电子邮件帐户。
  2. 单击左侧的电子邮件所在的文件夹。
  3. 从右侧窗格中选择要存档的电子邮件。
  4. 单击顶部菜单栏中的存档选项。
  5. 如果您错误地存档了电子邮件,请单击底部的“撤消”以撤消操作。

通过单击左侧的存档,可以查看所有已存档的电子邮件。

如果要将存档的电子邮件移回主文件夹,请在“存档”文件夹中找到该电子邮件,单击电子邮件,单击顶部的“移至”,然后选择要将电子邮件移至的位置。

相关:如何在Gmail中存档所有旧电子邮件并达到收件箱零

如何在Outlook中自动存档电子邮件

在Outlook for Desktop中,您可以自动或手动存档电子邮件。在本节中,我们将介绍如何在Outlook for Desktop中使用自动存档功能。

AutoArchive是功能的名称,该功能有助于自动在Outlook应用程序中存档电子邮件。经过预定时间后,此功能会将您的电子邮件从主文件夹发送到存档。

您可以在此功能中配置各种选项,以下步骤描述了您如何执行此操作:

  1. 在计算机上打开Outlook
  2. 单击顶部的文件,然后从左侧边栏中选择选项
  3. 单击左侧的高级选项。
  4. 在右窗格中找到“自动存档” ,然后单击“自动存档设置”按钮。
  5. 选中顶部的每个选项运行自动存档,然后指定何时在Outlook中运行该功能。
  6. 在“用于存档默认文件夹设置”部分中,选择何时存档项目。基本上,您是在指定Outlook内容的年龄。
  7. 单击浏览,然后选择存档文件的目标文件夹。仅当您不喜欢默认的Outlook PST目录时,才需要这样做。
  8. 最后,点击底部的“确定”以保存您的更改。

如果要停止Outlook自动存档电子邮件,可以禁用自动存档功能。

去做这个:

  1. 在计算机上打开Outlook
  2. 单击顶部的文件,然后选择左侧的选项
  3. 单击左侧的高级选项。
  4. 单击右侧窗格上的“自动存档设置”
  5. 取消选中顶部的“运行自动存档”每个选项。
  6. 单击底部的确定

如何在Outlook中手动存档电子邮件

为了更好地控制电子邮件存档,您实际上可以在Outlook中手动存档电子邮件。这样,您可以在需要时将主要电子邮件发送到存档。

要使用此方法:

  1. 在计算机上打开Outlook
  2. 在左上角点击文件
  3. 选择左侧的“信息”标签。
  4. 单击工具的向下箭头图标,然后选择清理旧项目
  5. 出现一个对话框,让您配置手动电子邮件存档。
  6. 在顶部,您有两个选择,可让您决定要在归档文件中包含的内容。选择您要使用的一个。
  7. 选择您要添加到存档中的文件夹。
  8. 使用日历选项选择商品的年龄。
  9. 单击浏览,然后选择要保存Outlook存档文件的文件夹。
  10. 单击底部的“确定”以开始在Outlook中创建电子邮件存档。

创建存档后,您可以将生成的PST文件移动到所需的任何位置。

如何在Outlook中查看存档的电子邮件

在Outlook for Desktop中访问已存档的电子邮件就像在Outlook for Web中一样容易。您只需要将存档文件加载到Outlook中,就会看到所有存档的电子邮件。

以下是将PST电子邮件存档文件导入计算机上Outlook的方法:

  1. 启动Outlook
  2. 单击顶部的“文件”菜单。
  3. 在左侧边栏中选择“打开并导出”。
  4. 在将PST数据文件导入程序时,在右窗格上单击“打开Outlook数据文件”
  5. 导航到存档文件所在的文件夹,单击文件,然后单击底部的“打开”。
  6. 您的文件应加载到程序中,然后您便可以查看所有存档的电子邮件。

如果您有多个文件,则可以合并Outlook PST文件。

通过存档电子邮件整理Outlook

如果您只是看收件箱中的电子邮件数量而感到不知所措,那么现在该是通过存档来摆脱其中一些电子邮件的时候了。使用上面的方法将不太重要的电子邮件移至存档,这样您就可以处理需要立即关注的电子邮件。

电子邮件的问题在于,即使对专业人士而言,管理电子邮件也不容易。但是,有一些提示和技巧可以使您减少管理电子邮件的负担。