如何处理会议超负荷:5 条提示和工具

在会议室(或在线工作区)开会需要交换想法、确立目标、跟踪进度、分配任务等。

虽然这些都是召开会议的正当理由,但太多冗长的会议会消耗您的工作效率。以下是减少日历上会议数量的方法。但首先,让我们揭开:

是什么导致您开会过多?

您以前可能已经尝试过处理此问题。但是,会议不断出现在您的日历中。这可能是因为您还没有试图找出问题的根本原因;您只是在应用创可贴解决方案来缓解症状会超负荷。

因此,让我们将会议超负荷视为更深层次问题的征兆,以便您可以找到有效且持久的解决方案。

首先,COVID-19 大流行以及由此产生的向远程或混合工作模式的转变,显着增加了虚拟会议的数量,主要是通过 Zoom。因此,远程工作人员正在与Zoom 疲劳或屏幕时间疲劳作斗争。如果您邀请所有人参加会议,会议超载也可能是一个问题。随着出席人数的增加,参与度逐渐下降。

连续召开 Zoom 会议或访问会议室的最常见核心原因之一是缺乏明确的议程。最初,您可能对会议有一个目标,但很快您的注意力就会转移到闲聊上。

最后但并非最不重要的一点是,您没有有效地利用数字工具。有各种各样的软件可以更好地替代通信和协作。

减少工作场所会议次数的下一个最有效方法是提高会议效率。以下是您如何实现这一目标:

1. 使用内部 Wiki 进行异步会议

会议并不总是需要实时(同步)举行。某些情况将受益于异步通信(不需要参与者同时在场且不需要立即响应的通信)。

您可以通过采用异步通信来提高会议效率。它允许团队使用基于知识的软件(如Document 360)按照自己的节奏分享想法。或者,您可以使用这些网站创建内部 Wiki ,并在其中为您的会议设置特定页面。这些数字工具允许您使用评论功能为会议做出贡献。

通过采用异步会议,您的团队可以花时间了解所讨论的信息,跨时区与队友交流,让内向的人能够通过打字参与,并减少干扰和分心。

2. 使用协作软件

当您可以通过电子邮件或更好的方式使用像Trello这样的简单协作软件时,为什么要安排一个两小时的面对面会议来提出新想法。

为了提高团队的工作效率,请仅在您绝对需要(例如解决冲突)时才组织实时会议。否则,您可以利用协作软件进行目标进度更新、项目审查或提出新想法。

这样,您的团队就有足够的时间来思考他们希望分享的想法,并优先考虑最重要的想法。更重要的是,所有这些信息都是默认保存的,每个人都可以访问,而不是依赖于书面记录。

您可以使用 Trello 创建与会议目标相对应的图板,例如会议议程、先前会议的更新、团队更新或新想法。

下载: 安卓版Trello | iOS (提供免费、高级版本)

三、聚焦会议议程

在没有议程的情况下组织会议肯定会失败。你需要为你的会议制定一个明确的计划,以避免偏离正轨。大多数会议通常会超出规定的时间范围,因为没有明确的路径可循。

那么,你怎么能解决这个问题?通常,您可以写下您希望在会议期间讨论的要点、打印出来并附上其他相关文件,然后再与与会者共享。

或者,您可以通过在Evernote上创建议程并在与同事共享之前附加您需要的任何文件或网页来节省时间和纸张。这使与会者可以通过智能手机、平板电脑或计算机快速访问所需的信息。

下载: 安卓版Evernote | iOS (提供免费、高级版本)

4. 为即时通信创建 Slack 通道

当您隶属于一个拥有多个部门的大型组织时,开会似乎是与特定人群共享信息的唯一选择。不幸的是,这并不总是最有效的方法。

当您可以通过Slack等消息传递平台即时共享相同的信息并与桌面上的每个人共享相同的信息时,为什么要将一群人转移到会议室进行 30 分钟的会议?

您只需要为会议创建一个专用频道并邀请所有相关参与者即可。通过这种方式,您可以与您选择邀请的人就各种项目进行特定对话。

下载: Slack for Android | iOS (提供免费、高级版本)

5.人不要太多

想想你上次的会议。有多少人在场?他们中有多少人为会议做出了宝贵贡献?最有可能的是,许多与会者只是安静地坐着没有参与,而其他人则查看了他们的电子邮件。这已成为标准做法,尤其是在与大量人群的会议中。

这经常发生,因为组织者希望避免人们感到被冷落。虽然这可能是一种高尚的姿态,但不幸的是,它降低了会议的效率。

你可能想知道,如何?您可能会超出会议分配的时间来处理反复的辩论、浅薄的评论和不必要的喋喋不休,这会导致效率降低。因此,为避免会议过多, 请尽可能少邀请人

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不要让会议让你慢下来

会议在大多数组织中仍然发挥着至关重要的作用。但是,当它们变得势不可挡并且您的团队可以将会议时间用于优先事项时,它们就会变得无效。您可以使用上述提示和工具来提高会议效率。