如何控制您的电子邮件收件箱并保持高效

对于专业人士来说,一天没有电子邮件是不可能的。研究表明,企业专业人士将大约三分之一的办公时间用于检查收件箱。

通过优先处理电子邮件,您最终会牺牲您的生产力、注意力和创造力。以下提示可以帮助您控制收件箱检查时间。

1. 限制检查电子邮件

无限次检查收件箱会让你无处可去。因此,请限制您在收件箱中查看新电子邮件的次数。

根据您的要求和工作负载创建限制。在工作时间的开始和结束时检查电子邮件是可以的。如有必要,您也可以在午餐后检查一次。

不要在一天中最高效的时间查看收件箱,比如早上和晚上,或者在你与家人共度时光的时候。你可以灵活地继续试验,直到找到合适的东西。例如,您可以设置如下限制:

  • 不要在上午 10 点之前和晚上 7 点之后或周末查看企业电子邮件。
  • 每天只检查收件箱两次或三次。
  • 使用任何仅显示最近或重要电子邮件的结构化系统。

2. 直接获取任务到任务管理应用

您是依赖电子邮件进行任务分配的人之一吗?如果是,是时候改变了。不断检查收件箱的主要原因之一是其他人通过电子邮件为您分配新任务或将您的任务保留在那里。

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您的电子邮件收件箱不必用作待办事项列表。将电子邮件的使用限制为仅用于通信目的,将需要操作的任何内容移动到任务管理应用程序或待办事项列表应用程序的响应之外。此类应用程序还提供即时通信功能,使项目管理无缝。

3. 立即对电子邮件采取行动

如果您打开一封电子邮件并阅读它,请不要在阅读后关闭它而忙于处理其他电子邮件。立即对该电子邮件采取行动,以避免再次返回您的收件箱进行回复。

如果电子邮件需要回复,请执行此操作。如果您需要电子邮件以供将来参考:

  • 收下。
  • 如果电子邮件对业务至关重要,请为其加星标。
  • 如果您不再需要它,请将其删除。

完成您阅读的每封电子邮件是让您的收件箱和大脑免于混乱的关键。

4. 关闭您的电子邮件客户端

是的,您可以继续在桌面上工作,而无需保持电子邮件应用程序的启动和运行。检查并回复您的电子邮件后,关闭应用程序并专注于完成您的任务。

通知您的家人、朋友、同事和客户,电子邮件不是立即联系您的最佳方式。

一旦他们意识到这一点,他们对您的电子邮件回复的期望就会很有限。您可以在手机或笔记本电脑上使用各种其他即时消息应用程序与家人和同事保持联系。

5. 保持电子邮件回复简短

如果您有写长电子邮件的习惯,请停止浪费时间并改用短电子邮件。确保您的电子邮件切题,并且您的查询在第一行中说明以避免任何混淆。您可以用几句话完成大部分电子邮件,它的简洁表明您重视每个人的时间,包括您自己的时间。

只有少数电子邮件需要更长的回复,您可以轻松地将它们保留在“稍后回复”类别中。如果可能,您可以以音频消息的形式发送此类回复。

6. 拒绝电子邮件通知

通知是现代专业人士分心的主要原因。假设所有通知都来自社交媒体是错误的。

电子邮件警报也会偶尔出现,从而导致您的常规工作流程中断。启用电子邮件通知后,关闭应用程序或选项卡将没有任何帮助。

如果您被每个新电子邮件通知分心并忙于检查您的电子邮件收件箱,最好禁用新电子邮件通知。它将帮助您专注于手头的任务,尤其是那些需要全神贯注的任务。

7. 尝试激活周末自动回复

如果您是自由职业者或个体创业者,则此方法必不可少。自动回复使您免于与所有人疏远,同时忽略电子邮件让您高枕无忧。

创建一些周到且信息丰富的自动回复器,可以处理您在周末或假期收到的所有电子邮件。

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8. 停止在智能手机上查看电子邮件

这一点可能会让你害怕 FOMO。但是,请三思您是否真的需要在手机上安装电子邮件客户端。您可以在手机上使用更多即时通信应用程序,例如 Slack,而不是接收电子邮件。让我们将电子邮件留在您的桌面上,无忧无虑地享受您的短暂休息。

9. 珍惜收件箱空间

您可能正在使用免费的电子邮件客户端,但这并不意味着您的收件箱中会堆满不需要的电子邮件。如果您订阅了全天通过销售和促销优惠轰炸您的网站,那么是时候采取一些行动了。

许多促销电子邮件会出现在您的电子邮件中,因为您首先给予了他们许可。因此,取消订阅您不再感兴趣的网站。

另外,在下次注册时事通讯之前要三思。有了它,您不必花时间查找重要的电子邮件或删除不必要的电子邮件。

10. 分开您的个人和企业电子邮件帐户

它可能看起来像我们所有人都知道的,但总会有一些人在同一个收件箱中同时收到专业和个人电子邮件。如果您是其中之一,现在是时候为个人和专业目的创建不同的电子邮件了。

尽量不要在办公时间查看您的个人电子邮件(除非您希望收到一些重要的电子邮件)。同样,避免在办公时间以外查看官方电子邮件。因此,您可以保持健康的工作与生活平衡,这最终将有助于提高您的工作效率。

在不妨碍收件箱的情况下高效工作

尽管电子邮件给我们的沟通方式带来了革命性的变化,但过多关注它可能会分散注意力,也会造成破坏。通过将注意力限制在收件箱上,您可以继续专注于日常任务。