如何撰写专业电子邮件? 8个简单的生活规则

我们每天发送和接收电子邮件。然而,我们会犯一些无法完全“撤消”的令人尴尬的错误。因此,撰写一封有效的电子邮件,在关注我们世界的挑战的同时保持读者的行动,可能会很棘手。

考虑到这一点,我们编制了一些您在向他人发送电子邮件时需要了解的基本规则。遵循这些简单的规则可以毫不费力地写出更好的电子邮件。

1. 重新考虑称呼和签字

“希望你度过了愉快的一周!”曾经是开始电子邮件的绝妙方式。不再!考虑到生活的不确定性,这可能会被认为是粗心大意和过于超然。

“问候”、“最美好的祝愿”或“干杯”等签收词也是如此——以前效果很好,但有时听起来会脱离现实。

那么,为什么不保持简单和真实呢?去签下“保持安全”、“小心”或“真诚地”之类的签名。至于问候,“希望一切都好”或“希望你和你所爱的人保持安全”可以是很好的起点。

2. 包含清晰的主题行

此电子邮件规则与电子邮件本身一样古老。这是因为人们通常会根据主题行决定是否打开电子邮件。

由于我们所有的工作现在都在线,因此需要优先考虑重要的事情并忽略不重要的事情。因此,如果您仍然将主题行留空,则您的电子邮件很可能会被忽略。

理想的主题行少于 10 个单词。选择一个可以解决您的疑虑并传达电子邮件内容的邮件。 “航空项目提案”、“会议重新安排”或“关于您的演示文稿的快速问题”是一些很好的主题示例,您可以从中获得启发。

3. 使用专业签名

有一个预先设计的签名块,用于在所有个人设备上回复电子邮件。它应该包含您的姓名、公司名称和联系信息。

这可以让您的收件人很好地了解您的身份以及在需要时如何与您联系。当涉及到您的专业签名的字体和大小时,请确保它与电子邮件的其余部分相同。

此外,请自信地结束您的电子邮件,但不要过度使用谚语或个人详细信息。

4. 如果您是第一次见面,请自我介绍

我们都遇到过不得不给不认识的人发电子邮件的情况。从陌生人那里收到电子邮件可能很奇怪。这就是轻描淡写。

因此,请花一点时间向电子邮件收件人介绍自己。语境很关键,第一印象仍然很重要。所以,添加一行,如“嗨!这是来自 Multiseon Pvt 的 Tracy。有限公司,我发送电子邮件是因为您表示有兴趣购买我们的电子产品”。

或者,当您通过电子邮件被介绍给某人时,您也可以给他们写一行,说通过电子方式与他们见面是多么愉快。

5. 写富有同情心的电子邮件

我们不能强调这一点的重要性。生活艰难。最重要的是,它具有很大的不确定性。

他们错过了最后期限吗?他们没有出现在预定的 Google Meet 上吗?在你发送一封严厉的电子邮件之前——停下来仔细考虑一下。如果出现医疗紧急情况怎么办?

因此,要富有同情心并询问他们是否一切都好。类似“我们今天在会议上想念你。只是检查一下,看看一切正常。”可以建立经得起时间考验的关系。

6. 尽可能压缩/调整大小和命名附件

我们不怎么谈论这个电子邮件规则,因为在发送大附件时,我们会自动假设我们的收件人有足够的空间。大文件需要更多时间来下载并且很快就会变得烦人。

因此,请务必压缩或调整它们的大小。如果您一次共享太多文件,最好添加一个礼貌的注释,说明附件的用途。

此外,在发送附件之前命名附件。发送你的简历?将文件重命名为 Tracy_Mackenzie_CV 并从右脚开始。

7. 不要将电子邮件用作另一个即时消息应用程序

我们都喜欢即时消息的原因是——它是即时的。

但是,当您将两者混合使用并使用电子邮件代替即时消息时,您可能会感到烦人且不专业。

因此,您必须知道何时发送电子邮件以及何时跟进另一封电子邮件。不要因为他们可能在家工作而犯发送太多后续电子邮件的错误。也不要打电话要求他们查看电子邮件。

如果情况紧急,请使用其他沟通方式。

8. 用幽默治愈,但要谨慎

虽然许多人在这些特殊时期使用幽默来缓解情绪,但在电子邮件中使用幽默的问题是它可能适得其反。

如果您想在电子邮件中使用幽默,请仅在您非常了解此人的情况下才这样做。如果某人处于严重的情况,您不想表现出不尊重或粗鲁。此外,听起来有趣的东西可能读起来并不有趣。

智者的话:如果你有疑问,最好把它排除在外。

设置外出回复并改善您的工作与生活平衡

这些天在给人们发电子邮件时,你也应该注意时间。随着在家工作的生活方式越来越受欢迎,工作和我们个人生活之间的界限已经模糊。外出回复可让您轻松了解何时有人有空参加会议或回复电子邮件。

查看您的电子邮件客户端的设置,并在您不在或不在办公桌前时配置自动回复。例如,Gmail 将其称为 Vacation Responder,而 Microsoft Outlook 使用外出回复。

我们希望这些撰写有效电子邮件的黄金法则和正确的电子邮件习惯可以帮助您节省时间并做出正确的回复。