如何轻松自动化您的任务:5 个有用的工具

您花费数小时在工作场所完成日常任务。你认为这是你工作的一部分。但是,如果它可以自己完成,并且您可以将宝贵的时间投入到创造性思维或解决其他主要问题上呢?那不会很棒吗?

这个问题的最终解决方案是任务自动化。让我们找出您可以自动化哪些日常任务、其流程以及哪些工具可以提供帮助。

哪些类型的任务应该自动化

您应该将每天执行的所有例行任务自动化,这些任务会占用您大量的时间,但不一定会为您的工作增加任何有价值的东西。

以下是您可以自动化的一些任务示例。记下任务列表中包含的那些。

1. 安排约会

没有价值的最大浪费时间之一是安排约会。因此,停止与您的客户来回交谈,以找到适合你们双方的最佳时间。相反,在您的日历上打开几个空档并与他们共享列表。

通过这种方式,您可以从待办事项列表中删除所有计划任务,并仍然按时完成约会。自动化工具可以帮助您集成日程安排应用程序和日历。

2. 无聊的任务

许多任务不需要任何高阶思维。例如分类和回复电子邮件、数据备份、发票和计费、客户服务和参与、更新联系信息等。

因此,与其每天将它们添加到您的待办事项列表中,不如考虑将它们自动化。看看你为自己腾出了多少时间。

3. 在多个应用程序之间传输信息

没有任何工作场所可以免除这项任务。您总是需要数据,然后您需要将该数据从一个应用程序传输到另一个应用程序。但要聪明,不要花时间复制粘贴或导入和导出通过不同方式定期提供给您的大量数据。自动执行此操作。

4. 占用你基本时间的任务

除了设置时间表、发送电子邮件和发票、传输数据等之外,还有一项实际上看起来很重要的任务——社交媒体发布。您肯定需要宣传您的品牌并与您的受众互动,因此,请在这些平台上保持活跃。

但是,当您最终陷入无限重复的点赞、评论和分享循环时,这可能会花费您时间。因此,自动化这项极其耗时的任务。

任务自动化的 5 个步骤

自动化您的任务的列表可能是无止境的。有时它甚至可能取决于您所做的工作类型,因此我们无法在此处涵盖所有内容。

尽管如此,我们还是想让您更容易理解整个想法。所以这是任务自动化的过程。

第 1 步:写下日常任务

在列出您应该自动化的任务时,请从以下开始:

  • 写下你每天执行的任务。
  • 列出您在每项任务上花费的时间。
  • 添加您需要执行这些任务的频率——每小时、每天、每周、每月、每年等。

一旦完成。查看它们属于以下哪些类别。它们是否属于以下任务:

  • 定期执行还是按计划执行?
  • 枯燥乏味,不用任何高阶思维就可以做到吗?
  • 在应用程序内传输信息?
  • 耗尽了您可能投资于有价值项目的重要时间?

在列出所有这些之后,选择您真正认为从现在开始应该自动化的那些。

第 2 步:研究

下一步包括研究可用于自动执行任务的正确工具。根据您当前的需求和预算进行研究。例如,如果您是一名个体创业者,则不需要为企业设计的自动化工具。因此,请相应地选择。

第 3 步:找出新的工作流程

在选择您将使用哪种工具来自动化您的任务后,找到一个适合您的新工作流系统,并描述从现在开始的事情将如何发展。确保团队中的每个人都知道新的变化,以便一切顺利进行。

例如,您可以向您的团队描述从现在开始如何安排会议:

1. 在Calendly上创建您的个人资料,然后转到主页。

2. 单击创建安排新会议。

3. 从左侧菜单中选择会议的持续时间

4. 通过添加不同的时段来选择可用时间

5. 单击下一步按钮发布您的会议。

6. 从此页面复制会议链接。

7. 将链接添加到您发送给客户的电子邮件中。

一旦团队中的每个人都对这个过程感到满意,他们就可以从每个客户的每日待办事项列表中划掉安排定期会议。他们可以与所有人共享相同的会议/活动链接。根据已占用的插槽数量,可以选择免费插槽。

第 4 步:执行计划

全部完成后,有效地实施您的新计划。您可能有许多任务需要自动化,并且您的计划可能比您想象的要复杂一些。在这种情况下,请向您的 IT 部门寻求帮助,使用您选择的自动化工具创建和执行新计划。

第 5 步:评估和测试

将必要的任务自动化后,测试新工作流计划的流畅性。找出:

  • 所执行任务的有效性。
  • 它对员工或团队成员生产力的影响。
  • 每个人都习惯使用新工具吗?
  • 节省的时间对你的收入增加有影响吗? (这是为企业家、自由职业者和承包商准备的。)

5 个自动化任务的工具

这里有一些很棒的自动化工具及其简要细节,可以在您列出要自动化的任务后为您节省研究时间。

1.扎皮尔

它是一种流行的自动化软件解决方案,可让您集成不同的软件。通过结合 Gmail、Dropbox、Slack、Google Calendar、Mailchimp 等日常应用程序,您可以将数据从一种工具转移到另一种工具。

使用此工具,您可以自动执行数千项任务,例如发布所有博客文章、将 Gmail 中的附件保存到 Google Drive、将所有 G-drive 文件备份到 Dropbox 等等。

2. IFTTT

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这个工具在自动化方面就像 Zapier。它可以帮助您在不同的应用程序之间传输数据并执行其他上述任务。但是IFTTT的免费版比Zapier的好。

虽然后一种软件至少需要 10-15 分钟才能使事情发生,但 IFTTT 一旦触发就会立即采取行动。

但是这个工具的缺点是它只对一个人的企业有用。他们没有适用于团队或多名员工的版本。如果这是您的要求,请选择 Zapier。您可以使用它根据您使用的付费版本在多个软件之间设置操作。

3.缓冲

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在自动化和管理社交媒体帖子方面,它是一个很好的工具。他们提供出色的日程安排选项,并得到顶级品牌的推荐。

4. LeadFormly

如果您想在不招募完整的销售团队的情况下处理数以千计的潜在客户,请考虑 LeadFormly。它可以帮助您自动化销售流程,提高转化率,细分来自网页的潜在客户。

这样,您就可以专注于完成交易,而不是在早期的潜在客户流程中浪费时间。

5.日历

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这是另一个适用于小型企业的简单自动化工具。它可以帮助您预订约会,安排会议和电话等。

为此,您只需在 Calendly 中设置您的可用性首选项并在您的会议邀请电子邮件中添加链接。然后,您的客户可以从该列表中选择适合他们需求的时间。最后,他们选择的任何时间都会自动安排在您的日历中,您会收到相应的通知。

立即自动化您的日常任务

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花一些时间来自动化所有此类任务,浏览您刚刚阅读的类别,研究可以提供帮助的工具,并每天节省数小时。