如何通过 7 个简单步骤创建您的第一个项目管理时间表

您是否正在考虑如何开展您的项目?你是如何开始的?你会在最后期限前完成吗?这些令人焦虑的想法正在掠过你的脑海。尽管它们有效,但它们不应该减慢您的速度。

通过使用正确的工具,您可以完成您的项目。使用项目管理时间表可以帮助您赢得项目。该工具可帮助您规划您的项目,并确保您对如何解决它有一个明确的策略。您可以按照本指南创建项目管理时间表。

1. 起草项目简介

为确保项目中的每个人都在同一页面上,请从起草项目简介开始。项目简介是对项目的快速总结。将其视为项目计划的精简版本。它应该回答以下问题:

  • 该项目的目的是什么?
  • 该项目的目标是什么?
  • 关键里程碑是什么?
  • 完成该项目需要多长时间?
  • 预算是多少?

保持简短,以免不必要的细节淹没项目利益相关者。它将是您的项目利益相关者和项目成员在项目进行时经常参考的文件。

2. 创建工作分解结构

创建项目简介后,您需要创建一个行动计划来推动项目的进行。该行动计划称为工作分解结构 (WBS)。 WBS 专注于可交付成果和里程碑,而不是编写完成项目所需采取的每个行动。制定 WBS 的规则是:

  • 100% 规则: WBS 中的所有工作必须 100% 是完成项目目标所必需的。其中不应有任何无关或多余的工作。子任务也必须 100% 需要完成父任务。
  • 互斥:不要对任何工作进行两次计算。在计算完成项目所需的资源时,您将违反 100% 规则并计算错误。
  • 结果,而不是行动:您的主要重点应该放在可交付成果上,而不是行动上。例如,如果您正在建造房屋,那么一个可交付成果就是打地基。此可交付成果中的步骤将是选择场地、挖掘、安装和密封基础。所以,不要迷失在这些行动中,而是专注于结果,这是有基础的。
  • 8/80 规则:该规则规定,完成一项任务的时间不得少于 8 小时,也不得超过 80 小时。应用此规则时,如果工作需要 80 多个小时才能完成,请将其进一步分解为较小的工作包。
  • 分配:您应该将任务分配给特定的人或团队。如果您的 WBS 是彻底的,则个人或团队之间不应有工作重叠。

3. 创建时间框架

创建工作分解结构后,为完成每项任务分配时间。对于任务,您不会自己做,请直接咨询将要完成的人。询问他们完成这项工作需要什么以及他们需要多少时间。

这样做时不要太乐观。在给予足够的时间来完成任务和保持在项目的整体时间范围内之间取得平衡。为任何意外情况留出一些回旋余地。

4. 依赖项中的调度

您现在知道完成每项任务需要多少时间。但是那些相互依赖的任务呢?一个分配通常有几个相互依赖的序列。

项目管理通常有四种项目依赖类型。这些是:

  1. Finish-to-start :必须先完成第一个任务,然后才能开始第二个任务。
  2. Finish-to-finish :在第一个任务完成之前,第二个任务不能完成。例如,如果您正在为房屋布线,则在检查之前您不能铺设电线。
  3. Start-to-start :在第一个任务开始之前不能开始连续的任务。例如,在浇筑混凝土之前,您无法平整混凝土地板。
  4. Start-to-Finish :第一个任务必须在第二个任务完成之前开始。例如,如果您要升级到新软件,您将在淘汰旧软件之前开始安装新软件。

因此,请确保您确定手头的依赖项的性质,然后对其进行处理。在某些情况下,依赖关系是更复杂的过程,因此创建流程图、泳道或颜色编码来帮助您可视化和识别它们。

5. 创建一个基本时间线

现在是时候可视化您的项目时间表了。您可以使用多种项目管理工具来构建项目时间表。大多数项目的首选是甘特图

甘特图为您提供项目、任务的开始和结束日期、关键里程碑、依赖关系和每项任务的受让人的快速快照。甘特图是交互式的,可以实时更新和编辑。可用于构建和管理时间线的其他时间线工具是历史时间线和垂直图表时间线。

6. 发送出去

与所有项目利益相关者共享时间表。看到项目的明确行动计划会让他们兴奋不已。他们还想权衡并就如何改进项目的某些方面提出建议。对反馈持开放态度。

7. 根据需要更改

一个项目是一个有生命的东西,会随着它的发展而不断变化和发展。这不一定是坏事。这只是意味着您必须随着事情的不断变化而适应。

好消息是,当您已经有了时间表时,您将更有能力整合更改。此外,请确保与项目的所有利益相关者实时沟通更改。

创建您的项目管理时间表

创建您的第一个项目管理时间表可能令人生畏。但是,通过上述步骤,您可以创建一个细致的时间表并成功交付您的项目。因此,请务必执行上述指南并制定一个出色的时间表。