打印Excel电子表格:您需要知道的一切

打印Excel电子表格是共享数据的最佳方法之一。您也可以使用此方法在办公室中存储重要文档。为了获得良好的打印效果,必须在打印前格式化电子表格。

您可以使用“页面布局”和“视图功能区”设置来格式化内容。这些功能区设置可让您查看打印纸的外观。

您可以调整页边距,更改分页符,进行快速更改以及使用不同的设置来打印选定的单元格,从而以正确的格式打印文档。

常用的基本打印选项

在继续解释更高级的打印图纸布局格式之前,让我们首先简要讨论常用的基本打印选项。

从“文件”菜单进行打印时,您可以控制要打印的份数,选择打印机类型,设置有效的打印张数,更改文档的方向,调整页边距以及缩放打印输出以适合实际页面尺寸。在右侧,您可以预览要打印的内容。

右上角的底部有两个框,您可以显示或隐藏边距。您也可以放大或缩小以使预览更好地浏览,同时保持在同一窗口中。

位于“打印设置”下方的页面设置链接使您可以选择分别更改四个侧面上的页边距。您还可以在Excel工作表中添加页眉和页脚,以设置工作簿的名称。

除此之外,这些基本设置无法对内容进行其他控制。

预览打印纸的其他视图:

从文件菜单打印图纸时,预览不详细,尤其是带有更多列的大图纸。通过进入“视图”功能区中的“页面布局视图”,可以更深入地查看打印纸。

页面布局视图使您可以查看如何打印页面,如果有多个页面,则可以同时查看所有页面以并排比较数据。

这可能是确定整个页面是否可在单个页面上打印的最佳方法。如果Excel无法在一张工作表中修复太多行,则会将几行转移到第二页。

此外,您可以放大和缩小以查看在“文件”菜单中显示的预览窗口中未获得的数据的更清晰视图。

您可以在此视图中获得的另一个重要优势是实时更改单个单元格。在此视图中处理图纸时,您可以访问通常具有的所有命令和选项。

因此,通过查看如何打印工作表,您可以加粗任何文本,将其删除或用单个键替换它。

视图功能区中的页面中断预览

此视图使您可以查看电子表格中的分页符。如果需要,您可以通过简单地在鼠标的帮助下拖动和单击来调整分页符。

分页符的默认颜色是蓝色。请记住,分页符可以放在任何行之间的任何位置,而不管excel工作表中有多少行可用。

但是,通过调整分页符,您可以将所有内容设置在一页上,而不必转到第二页。因此,它有助于在单个页面上打印整个工作表。

页面布局选项卡设置:

您可以按照在页面布局选项卡中基本打印预览设置中的相同方法来调整边距,方向和页面大小。

但是,您也只能从此处访问其他一些选项,例如“打印区域”,“背景”,调整分页符和打印标题以及其他一些小的调整。

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选择要打印的单元格:

默认情况下,Excel仅打印电子表格中的活动行。这意味着它将检测电子表格中的最后一个活动单元格,并打印从A1到最后一个活动单元格的数据。

因此,Excel将自动在工作表中打印活动单元格,而无需您进行特定的单元格选择。有时您可能只想打印特定的单元格而不是整个工作表。您也可以通过几个简单的步骤进行操作。

假设您希望打印从单元格A1到D7的数据。使用以下步骤从整个工作簿中打印所需的单元格范围。

1.从A1D7选择单元格范围

2.转到页面布局功能区中的打印区域。

3.单击“设置打印区域” ,然后Excel将为您显示预览,并在所选条目周围带有虚线。

如果从“文件”菜单打印电子表格,则预览将仅显示所选信息。

同样,您可以设置多个打印区域,而Excel将允许您将它们打印在单独的页面上。

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打印单个文档的多份副本:

分页和非分页是两种打印具有多个页面的同一工作簿的多个副本的不同方法。

让我们以打印30页的工作簿为例,简要讨论两种方式。

  1. 分页:使用此打印选项,excel从1页到30页以三组格式打印文档。这是您第一次获得全部30页的打印输出。之后,它将从头到尾再次打印文档,然后第三次打印。
  2. 未分页打印在非分页打印样式中,excel会在移至下一页之前将每页打印三遍。这意味着它将在第三次打印第二页之前先打印三次。对于文档中的其余页面也是如此。

如果只想打印整个工作簿中的几页,则可以在“文件菜单”设置中过滤页码,然后使用分页打印或不分页打印选项进行打印。

打印Excel表格的快捷方式:

Ctrl + P将带您进入“文件”菜单中的打印窗口,因此您可以立即打印文档。这在打印选择条目时也适用。

使打印更容易,更准确:

如果几乎每天在办公室,学校或商业场所打印电子表格,则可以使用“视图”和“页面布局”选项卡在打印前对数据进行最终编辑。

正确格式化数据可以避免打印错误格式,从而节省了时间和精力。