提高会议效率的 6 种简单方法

通过促进富有成效的会议,您可以充分利用团队中的每个人。富有成效的会议将有助于更快地推进项目。

但是,很难知道如何有效地应用它。这些技巧将帮助您组织既富有成效又有趣的团队会议!

1. 了解目标是什么

开始会议的最佳方式是确保每个人都知道实际的目标是什么。出于习惯,举行每周会议的惯常做法很常见。

但是,如果您无法确定会议的目的,那么可能一开始就没有必要召开该会议。

2. 包括所有团队成员

团队合作涉及对同一主题/目标有不同的观点和意见。这样可以更轻松地开发不同类型的解决方案,并选择能够为您带来最佳结果的解决方案。

无论您有多少团队成员,重要的是让他们都参与会议。该计划允许您的团队提前做好准备。

在会议开始时,陈述“无中断”政策是个好主意。通常,精力充沛的群体可能会比其他人说话,从而使他们闭嘴。

3. 能够从意见中判断事实

每个人对同一主题或问题都有不同的看法。在做出会影响项目结果的决策时,您应该清楚数据和事实。

这样,您就可以将这些事实纳入团队成员的想法中。将事实写在白板上,以免在讨论中迷失方向。这有助于保持会议正常进行!

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4. 保持会议的吸引力

即使您的团队对会议内容非常感兴趣,也很难让每个人都参与进来。这尤其适用于持续几个小时的大型团队会议。您需要找到一种方法让您的会议对每个人都有吸引力。

例如,您可以使用各种格式来保持团队的参与度。包括一位演示者、对出色工作或好主意的小奖励、一项需要每个人都参与的活动或一个促进的小组讨论。

通过加入互动时刻,您的团队成员将努力参与并密切关注会议。

5. 做出决定并分配任务

虽然并非所有会议都需要您做出决定,但其中很多会议都会要求您做出决定。在这种情况下,您应该确保做出明确的决定,而不仅仅是重复自己。

当您因为需要更多信息而无法做出明确决定时,您可以指派团队中的某个人来收集该信息并在下次会议上展示。

如果您希望您的项目成功,您需要将不同的任务分配给个人或人群。将个人和组分配给任务时,请确保包括截止日期。这将使谁负责什么变得更加清楚。

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6. 团结你的团队

要召开富有成效且令人愉快的会议,您需要与团队成员建立良好的工作关系。选择在团队环境中反应良好的个人是为您的团队做出正确选择的重要组成部分。

当这些团队被分配到更大的项目上工作时,团队中的小组成员之间存在分歧可能会导致许多问题。

因此,在会议期间玩有趣的游戏可以帮助缓解情绪。它还可以帮助您的团队成员更好地相处。

充分利用您的团队会议

会议是团队可以聚在一起、分享观点和想法、完成项目并取得出色成果的最佳机会。上面列出的提示将帮助您确保会议顺利进行。

有多种应用程序和程序可以让您在设置在线会议时更轻松,例如 Microsoft Teams、Jitsi Meet、Taskade 等。