最佳的自动化工具,可让自由职业者重拾时间

成为自由职业者需要大量的管理员才能保持您的业务运行和盈利。为了确保稳定的客户流,您需要宣传您的服务,回答查询并跟踪过去的潜在客户。一旦找到工作,就必须跟上会议和电子邮件的进度,最后仍然要开发票。

有时,所有这些管理员都可以花一整天时间,没有时间进行实际的付费工作。但是,使用不同的自动化工具,您可以节省时间,避免错误并减轻开展自由职业者的压力。

1.提及:倾听并研究您的受众

社交媒体在广告您的自由职业者和预订新客户方面起着重要作用。有多种工具可帮助您安排社交媒体帖子,甚至允许您自动重新发布或策划其他来源的帖子。

但是在开始安排社交媒体之前,您需要知道应该发布什么以吸引新客户。最好的方法是使用社交倾听工具,该工具可以帮助您研究专业领域和竞争对手。

免费版Mention可让您设置一个警报,该警报可跟踪新闻网站,博客,论坛和社交媒体。此警报可以跟踪您自己品牌的提及,查看竞争对手或查找与您的领域相关的特定关键字。

您无需注册各种新闻通讯并不断搜索网络,而可以一站式了解您所在领域的趋势。该网站的免费计划还允许您在三个社交资料上安排帖子,从而进一步自动化该任务。

2.日历:轻松开会

会议是吸引新客户以及管理正在进行的项目的重要组成部分。开始时,如果客户不确定您的服务是否正是他们所需要的,简短的介绍会可以帮助达成交易。以后,会议是解决误会和统一期望的好方法。

但是,安排会议可能会变得很耗时。确保每个人都可以同时使用,尤其是在不同时区,可以通过电子邮件进行无休止的往返。那里有多个用于安排会议的应用程序,但我们最喜欢的是Calendly。

免费版提供了与Google日历或其他流行日历的集成,使您可以共享可用性,而不必公开您的个人日程安排。

您只需将Calendly链接发送给希望与之会面的任何人,他们就会从您设置的可用时间中进行选择-在其当地时区显示。该事件将出现在每个人的日历上。

该软件与Zoom和Microsoft Teams等在线会议集成在一起,从而节省了为每个会议创建链接的时间。它还会在约会之前发送提醒电子邮件,以确保每个人都准时到达。如果您有个人网站,也可以在其中添加它。

3. Gmail模板和过滤器:创建快速响应

电子邮件是另一个耗时的时间,从潜在客户询问您的服务到现有客户寻找状态报告。这些电子邮件中有很多都变得非常重复。幸运的是,如果您使用的是Gmail,则不仅可以创建模板,还可以使用过滤器自动发送其中的一些模板。

首先,您需要在高级设置中启用模板。之后,撰写一封新电子邮件以回答您的每个常见问题。不要将其另存为草稿,而是选择将草稿另存为模板。如果这是您要手动发送的邮件,则可以留出空格以获取详细信息,例如名称,价格估算等。

要自动发送模板电子邮件,您需要创建一个新的过滤器。选择与该查询最相关的关键字,然后在过滤器操作中标记发送模板

例如,一个关键词可以是“您的费用多少”,为此您将收到一封预先写好的电子邮件,其中详细说明了您的包裹和服务。

4. Zoho发票:永不追逐其他发票

虽然一些自由职业者选择在Excel Sheet上管理其费用并使用标准的发票模板,但是通过各种发票应用程序,有一种更简单,更有条理的付款方式。我们最喜欢的是Zoho Invoice,它的免费计划中有很多功能,您可能永远都不需要为此付费。

您可以创建包含所有银行详细信息和条款和条件的发票模板,以供任何客户使用。您还可以以固定的价格生成常规任务,从而节省了每次生成新发票时输入这些详细信息的时间。

一旦准备好发送发票,该应用程序还将提供模板电子邮件,您可以根据需要进行修改。如果您选择将Zoho连接到在线支付系统(例如PayPal),它将更新发票状态并在收到付款时发送感谢信。这样可以确保知道哪些帐户需要跟进。

但是使用Zoho甚至更容易进行后续操作,因为您可以为未付发票设置许多自动提醒,从而省去了追回它们的麻烦。该软件还可以让您跟踪按小时收费的客户时间,然后从中生成发票。您甚至可以为定价项目设置定期发票。

5. Zapier :自动执行其他所有操作

在上述所有应用程序中,我们都讨论了集成-一种软件如何与另一个软件连接以创建更多自动化。但是,当您要连接两个没有内置集成的应用程序时会发生什么?神奇的扎比尔来了。

讨论Zapier内可用的各种选项将花费整篇文章。简而言之,它可以帮助您创建涉及几乎所有在线内容的工作流,您可以在其中“设置并忘记它”。

例如,您可以在Slack上分享新的Twitter提及。或者,您可以将电子邮件后续邮件发送给新的Typeform响应者。您甚至可以通过短信获得新的Facebook消息。

可能性无穷无尽,有了Zapier的免费版本,您每月最多可以创建100个任务。这足以使一系列操作自动化,但您可能会发现自己沉迷于与自由职业者管理员放手。

您应该自动化什么?

那里有很多自动化工具,特别是如果您准备支付月费的话。这些可以使您的自由职业者的生活更加轻松,但是仅仅因为某些事情可以自动化,并不总是意味着应该如此。

特别是在自由职业中,个人风格可以发挥很大的作用。寻求自由职业者帮助的客户通常希望建立工作关系,这是他们没有选择代理机构或大公司的原因之一。

诸如首次联系电子邮件,安排会议和更新工作表等任务可以自动化。但是,重要的是要花更多的时间向客户证明您想了解他们并关心他们的工作。这种额外的努力将使他们回来更多。