生产力 101:如何使用“完成任务”(GTD) 方法

您是否觉得自己在脑海中处理多个任务和项目,但实际上并未完成?当您对任务、项目和目标进行大量思考时,将注意力集中在生产力上就变得具有挑战性。

通过系统的任务管理,Getting Things Done (GTD) 帮助您减轻精神压力。了解有关 GTD 方法、流程以及如何组织以有效完成任务的更多信息。

什么是完成任务 (GTD) 方法?

这五个步骤,即捕获、澄清、组织、审查和参与,构建了 GTD 系统,使专业人士或自由职业者在工作或家庭中更有效率。

您需要投入一些富有成效的时间来设置 GTD 方法及其工具。但是,如果您不断练习,那么在您的余生中投入如此小的精力和时间就会得到回报。

当您为每项专业或个人任务实施 GTD 系统时,您将开始看到以下好处:

  1. 您将节省更多时间,并能够在个人生活和职业生活之间取得适当的平衡。
  2. 通过任务管理,您将变得更有效率和生产力。因此,您最终将摆脱精神压力。
  3. 您可以通过专注于更重要的任务来避免对项目造成损害。
  4. 您变得更有创造力,因为您的大脑不必处理不必要的数据。

什么时候应该采用 GTD 方法

您可以实际应用 GTD 系统来完成任何专业或个人职责。处理许多任务的自由职业者和专业人士应该练习 GTD 以保持生产力。最适合 GTD 系统的现实场景是:

  1. 您担心可能会忘记任何项目的小而关键的任务。
  2. 你对跟踪所有事情没有信心。
  3. 您在职业和个人生活中扮演多种角色。
  4. 您经常发现自己发起了各种项目,但无法按时完成。
  5. 您从未尝试过使用“完成任务”方法来管理任务。

GTD 方法的工作原理

第一步:捕获

GTD 方法的开发者 David Allen 强调以书面或数字存储的方式捕捉任务和想法,以保持头脑无压力。

因此,您需要立即在收件箱中存储事件、想法、约会、待办事项、任务、子任务、项目参考等。该收件箱可以是纸质文件系统或 Gmail、Yahoo Mail、Evernote、OneNote 等应用程序。

收件箱是您需要在工作或家中定期处理的元素的可视化表示。这是迈向基于 GTD 的个人时间管理工作流程的第一步。这一步需要大量的精力和时间,因为您需要经过广泛的思考过程才能在一个地方捕获所有待办事项和想法。

您可以使用基于 GTD 的时间管理应用程序(例如 Trello 、Asana、Notion、Evernote、nTask、ClickUp 等)有效地捕获 GTD 收件箱中的所有任务。

第二步:澄清

在 GTD 收件箱中填充想法和任务后,您需要将这些杂乱的元素转换为可操作的步骤。对于收件箱中的所有项目,请按照下面提到的清单进行操作:

  1. 如果时间少于两分钟,请立即完成任务。
  2. 如果项目允许,寻找任务委派机会。
  3. 将文档、文件、联系信息等参考项目放在特定任务的评论部分。
  4. 如果您需要在将来完成一项任务,请指定一个截止日期。
  5. 删除与个人或专业背景无关的任何元素。

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第三步:组织

要组织您的任务,您需要将它们列在临时待办事项列表中,以便根据以下项目进一步处理:

  1. 日历:您需要在日历中输入约会。您可以开始使用日历应用程序,因为它们比纸质日历更有效。
  2. 下一步行动:不适合任何项目的任务应该在下一步行动列表中。您可以拥有不同的特定于上下文的列表,例如家务、个人、工作、电话等。
  3. 项目:您需要根据上下文在单独的列表中组织项目。为项目的每项任务分配特定的截止日期,并每天查看项目清单。
  4. 等待:如果您将某些项目任务委派给其他人,那么您应该为这些任务维护一个提醒列表。

待办事项列表和笔记应用程序,如 TickTick 、Todoist、Firetask、Hitask、Evernote 等,可帮助您组织和查看您的待办事项列表。

第四步:参与

您可以使用以下四个标准系统地推导出在“参与”步骤中下一步要做什么:

  1. 背景:您将拥有与工作、生活和爱好相关的不同任务。这些被称为上下文。您需要为每个上下文创建单独的待办事项列表。
  2. 可用时间:如果您在开车前往目的地时有大约 15 分钟的时间,您可能可以在杂货店停下来购买您在购物清单上列出的物品。
  3. 可用能量:在您精力充沛的时候安排复杂的任务。将简单的任务留给低能量的时间。
  4. 优先级:您还可以根据待办事项列表中任务的优先级确定下一步要做什么。

遵循 GTD 方法的任务管理工具将允许您添加带有过滤器的自定义任务视图。这些过滤器可以是优先级、截止日期、受让人、关键字、创建日期等。此类应用程序还可以通过今天、即将到来、接下来查看、通过标签的上下文等视图自动执行 GTD 方法。

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第五步:回顾

查看日历条目和待办事项列表等 GTD 元素可以使您的 GTD 系统保持最新状态。在 GTD 方法中,您可以练习每周回顾以获得最佳结果。审查步骤使您能够优化时间管理工作流程并确定后续步骤。

您可能用于“完成任务”的任务管理工具会自动执行审核步骤。 Infinity、Trello、Asana、Todoist 等应用程序都带有内置的 GTD 评论模板。这些模板提供了成功每周审查任何项目或任务的 GTD 工作流程所需的所有检查点。

这些应用程序还允许您自定义这些审查模板以满足您的项目需求。例如,您可以创建一个双月审查而不是每周审查。您可以创建任务评论或子任务,以确定您每周的反思和下周的重点。

使用“完成任务”系统提高工作效率

GTD 方法将整个任务管理过程分为五个简单的步骤:捕获、澄清、组织、审查和参与。 GTD 系统和完成任务的工具可以帮助您在完成任务时更多地利用大脑容量,而不是无意义的想法。

为了获得最佳生产力,在定期采用 GTD 方法的同时,知道如何选择最佳的任务管理应用程序。