用于Web的Excel上的9个新功能可提高您的生产率

尽管Microsoft Excel for PC是可用的功能最强大的电子表格之一,但其Web版本仍然落后一些。因此,我们一些人在处理协作数据时更喜欢其竞争对手Google表格。

但是,Microsoft的工程师意识到这一点。这就是为什么他们总是在更新和改进Excel for the Web的原因。因此,利用免费Web应用程序的用户可以欢喜。在更新方面,他们不会落伍。

让我们看一下在线Excel的九个更新,这些更新将帮助您提高电子表格的生产率。

1.显示和隐藏公式

如果您的数据出现意外错误,此称为显示公式的新功能是审核电子表格的绝佳方法。通过单击“公式”>“显示公式”下的按钮,您可以查看每个单元格的细分。

如果您在不同的单元格中使用一系列公式,则此功能特别有用。您还可以使用它来验证您正在查看的数据是变量还是从现有信息中提取的值。

2.调整表格大小

表是将大量数据组织成易于识别的块的绝佳方法。例如,不必编写= sum(A1:C78),而只需使用= sum(TableName)将数据集中的所有值相加即可。

以前,一旦创建了表格,就无法更改与之相关的行和列。但是,此新功能可以在选择表后在“表设计”>“调整表大小”下找到,即使在创建表后,也可以编辑数据集。

这是对表功能的出色补充,因为我们现在可以在添加或减去数据时简单地对其进行编辑。以前,您必须删除表名称,然后在需要更改覆盖的单元格时创建一个新的名称。

阅读更多:如何在Excel中创建数据透视表

3.将文本转换为列

文本到列向导是Microsoft Excel中最强大和高效的工具之一。它可以帮助您将数据字符串转换为有用的信息,为每个值分配一个制表符,分号,逗号,空格或任何其他自定义符号,以及它们自己的列。

如果您下载了数据(例如表单条目),然后将其转换为有用且不同的值,则此功能特别有用。您可以使用此功能自动完成操作,而不必手动转换它们,从而可以节省数分钟(甚至数小时)的工作量。

4. LET功能

如果您打算多次在公式中使用相同的一个或多个函数,则LET功能可以通过将这些函数命名为变量来帮助您节省精力并避免错误。

例如,在公式中:

= IF(ISBLANK(FILTER(A2:D8; A2:A8 = F1));“-”; FILTER(A2:D8; A2:A8 = F1))

您会注意到我们使用了语法FILTER(A2:D8; A2:A8 = F1)两次。因此,我们无需编写两次FILTER公式,而可以编写以下代码:

= LET(filterRange; FILTER(A2:D8; A2:A8 = F1); IF(ISBLANK(filterRange);“-”; filterRange))

如果要更改过滤器功能的范围,只需编辑LET命令的第一部分,所做的更改将反映在整个公式中。这是完美的,尤其是在使用多个IF命令提取数据的情况下。

相关:如何在Excel中使用转换功能

5.设置区域选项

有时,您必须根据您的位置和所使用的数据来更改区域选项。例如,您可能是东南亚的一位数字游牧者,正在一个北欧的项目上工作。

可以理解,您希望数据格式能够反映出您的工作成果。由于您使用的是基于Web的Excel,因此Windows 10区域设置可能不会生效。

要更改当前显示的数字,请转到“首页”>“数字格式”>“更多数字格式…”。

然后在类别继续并选择日期。在“本地(位置)”下拉菜单下,选择最适合您的位置,然后在“将此区域设置为首选区域格式”框上打勾。按确定

设置后,浏览器将刷新,然后电子表格的格式将反映您选择的新格式。

6.简化的色带

尽管许多人喜欢Microsoft在2007年推出的新命令功能区;确实会占用您电子表格中的一些空间。随着智能手机,平板电脑和其他较小屏幕设备的普及,屏幕空间成为一个问题。

要查看电子表格中的更多单元格,请按功能区右下角的向上箭头。您将获得一个简化的功能区,该功能区可以节省空间,同时保留可用性和功能性。

7.基于触摸的菜单

随着触摸屏的普及,不仅在移动设备上,而且在笔记本电脑上,微软都在Excel中引入了基于触摸的上下文菜单。通过使最常用的命令触手可及,您现在可以在电子表格应用程序中有效地使用触摸屏设备。

8.直接评论单元格

如果您正在与团队合作,则可以直接在一个或多个单元格上留下评论。只需右键单击您要评论的部分,然后选择“新评论” ,您现在可以进行对话,留下笔记和说明,甚至可以快速,轻松地写情书。

带有注释的单元格的右上角将带有紫色标记。通过将光标悬停在其上,您将能够查看附加到单元格的评论,甚至可以直接在其上回复。

9.使用@Mention分配任务和注释

既然我们已经遍历了注释,Microsoft包括了这个漂亮的功能,您可以在注释框中提及同事,甚至将其分配给他们。

无需通过电子邮件将其要在电子表格上进行更改的所有内容发送给您的同事,而是要做的就是确保他们可以访问相同的文件,然后在注释部分中键入@,然后输入其开头的几个字母,以提及他们名称。将会出现匹配的配置文件,您要做的就是选择合适的配置文件。

您甚至可以更进一步,并将注释分配为任务。当您在评论中@提及某个人时,将出现“分配给@Mention ”复选框。通过在此选项上打上勾号,此人将收到一封电子邮件,通知他们该作业。他们还将在注释中看到已将任务分配给他们。

此功能可确保即使仅使用Web版本的Excel,也不会有团队成员错过重要任务。

随时了解生产力

Web的Microsoft Excel正在不断更新。随着Google表格的功能越来越强大,他们可以在竞争中保持领先地位。

无论您是喜欢Excel还是Sheets,在这两个软件巨头之间的竞争中,最终的赢家都是我们,即最终用户。我们获得了功能更强大的Web应用程序,有一天它可以与台式机软件匹敌-而且它是免费的!