还在远程工作?如何使用 Google Drive 管理您的文件

你在家里和办公室之间工作吗?许多员工发现自己处于混合工作环境中。为确保您保持高效,最好将所有重要的工作文件、文档和信息放在一个地方。无论您是穿着睡衣躺在沙发上还是在办公室隔间里工作,Google 云端硬盘都可以轻松管理您的文件。

Google Drive 丰富的免费云存储空间让您可以从任何地方访问您的文件。您所需要的只是 Google 登录名和 Google Drive 应用程序或任何浏览器。

如何在家和办公室访问您的 Google Drive

通过Google Drive访问您的文件非常简单。无论您是在移动设备还是桌面设备上查看文件,您上传到 Google 云端硬盘的每个文件都将在您的设备之间同步。然后,您所要做的就是使用通用帐户登录 Google Drive 来查看您的文件。

要利用 Google Drive 提供的所有功能,您还可以选择使用 Chrome 浏览器。

将文件上传到 Google Drive

要将您希望跨设备共享的文件上传到 Google 云端硬盘,您可以按照以下简单步骤操作。在您的桌面上:

  1. 转到 Google 云端硬盘。
  2. 从屏幕左上角选择New ,然后选择File Upload
  3. 选择您要上传的文件,然后选择Open

在 Google 云端硬盘移动应用上:

  1. 找到您要上传到 Google 云端硬盘的文件。
  2. 点按共享,然后点按Google Drive

上传文件后,您可以使用 Google Drive 的工具自由编辑、移动它们、评论它们等等。因此,无论您是在办公室使用桌面浏览器还是在医生办公室等候时使用移动应用程序,您都可以访问您上传的每个文件。

相关:如何解决 Google Drive 中的文件上传错误

Google 云端硬盘共享设置

如果您需要访问的文件归其他人所有,例如您的雇主,只要与您共享,您就可以在 Google 云端硬盘中访问这些文件。要访问 Google Drive 文件,文件所有者应将每个文件共享到与您的 Google Drive 关联的电子邮件。然后,您应该被授予查看、评论和编辑完整功能的权限。

如果您正在处理组织外部的文件,您也可以远程访问这些文件。文件所有者必须确保将文件设置为公开并与您共享。

Google Drive 文件和文件夹组织技巧

现在您已经了解了 Google 云端硬盘中文件共享的基础知识,是时候组织您的云端硬盘以满足您的需求了。一些可靠的 Google Drive 文件和文件夹组织技巧可以减少您花在查找信息上的时间,这样您就可以将更多时间花在工作上。

相关:如何像专业人士一样组织 Google Drive

1. 使用星星和文件夹颜色

如果有您经常使用的文件,例如电子表格和参考文档,请将它们添加到您的已加星标的文件中以便于访问。打开要加星标的文件,然后在顶部菜单栏中选择星标。现在,该文件将在 Google 云端硬盘左侧边栏中的已加星标部分中可用。

您还可以对 Google Drive 文件夹进行颜色编码以突出显示重要文件。例如,您可以专门为下个月的预算报告创建文件夹,或者为本周需要注意的文件创建文件夹。然后,相应地对它们进行颜色编码。

突出显示要更改的文件夹,然后选择顶部菜单栏中的三点菜单。选择Change Color ,选择您的颜色,然后就可以了。小文件夹图标会立即改变颜色。

2. 离线访问您的文件

要真正在任何地方工作,您需要能够在没有互联网连接的地方离线访问您的 Google 云端硬盘文件。您可以使用 Chrome 浏览器执行此操作。要为 Google Drive 设置离线访问:

  1. 安装Google Docs 离线扩展
  2. 在 Google 云端硬盘中,选择设置。
  3. 当您找到离线部分时,选中离线时在此设备上创建、打开和编辑您最近的 Google 文档、表格和幻灯片文件框。
  4. 选择完成

现在,无论连接如何,您都可以在设置为离线可用的文件中工作。要选择文件,请右键单击或突出显示该文件,然后打开“脱机可用” 。您需要对要离线使用的每个文件执行此操作。

请务必注意,您应该只为私人设备启用离线访问,以最好地保护您的文件。例如,您的家用台式计算机或受虚拟专用网络 (VPN) 保护的工作计算机。

3. 创建主工作文件夹

确保您可以快速找到工作文件的另一个好方法是创建主工作文件夹。这是主文件夹,您可以在其中存储所有子文件夹和文件以便快速访问。此外,它还可以帮助您将工作文件和家庭文件分开。

要在 Google 云端硬盘中创建新文件夹:

  1. 选择新建
  2. 从菜单选项中选择文件夹
  3. 命名文件夹。例如,您可以将文件夹命名为“工作”或发挥创意。请务必选择一个可以解释内部内容的名称。
  4. 选择创建

通过为所有重要文件创建子文件夹,在主文件夹中重复此过程。为了进一步改善组织,请尝试通过选择顶部菜单栏中的网格将您的 Google Drive 设置为列表视图。这使得浏览文件夹变得轻而易举。

Google Drive 是终极的文件共享生产力工具

无论是在家还是在办公室,Google 云端硬盘都可以让您轻松访问工作所需的所有文件。这包括您的所有 Google 文档、Google 表格、Google 绘图和 Google 幻灯片,以及其他文件类型,例如来自 Microsoft Word 的文件类型。因此,使用 Google 云端硬盘将您的混合工作效率提升到一个新的水平。