防止员工离职时窃取公司数据的5种方法

一旦员工决定离职,几乎没有多少公司可以让他们留下。虽然员工寻找更绿色的牧场是正常的,但重要的是要了解并不是每个员工都应该有良好的意愿。

实际上,对于全球各地的公司来说,越来越普遍的问题之一就是辞职导致的数据被盗。如果您想知道如何防止员工数据被盗,请考虑以下几点。

保护公司数据是一种在员工生命周期的每个阶段都应采取的一种做法。但是,所有保护公司的必要措施都应始终获得同意。

在开始与公司合作之前,员工应该已经了解数据方面的期望。他们还必须了解他们同意接受的监视数量以保护它。

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征得他们的同意后,公司可以采取预防和主动措施来识别数据泄露。

公司还应该激励团队举报可疑行为,并提供安全和匿名举报的渠道,尤其是涉及数据可能影响整个公司的团队时。

2.建立机构知识管理

当涉及销售等角色时,一旦销售员离职,许多公司就会为失去亲戚关系而挣扎。许多销售人员会尝试将他们的帐户带到新公司,这将浪费您公司在该关系中投资的价值。

此外,从计划会议中窃取策略对公司有多种影响。

这不仅会造成收入损失,还会导致团队士气下降。在广告系列中,跨职能团队通常会合作以联系客户,建立销售渠道,管理关系并达成销售。因此,当一家公司由于数据泄露而使客户流失给竞争对手时,这会让很多人感到失望。

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为了保护您的公司免受失去宝贵的客户网络的影响,方程式包括两个部分:创建一个存储机构知识数据的系统,以及通过自动化分散客户关系

如果发现您的团队不堪重负,无法在工作流程中增加新的步骤,则可以将部分数据管理外包给支持销售的软件或专家。已有各种工具可以跟踪关系并自动执行销售渠道的各个部分。

3.增强入侵检测系统

在员工辞职之前,可能会出现一些明显的迹象。

首先,可能是员工更常在LinkedIn上浏览或浏览其他公司的职业门户网站。其次,他们可能正在使用公司的Wi-Fi通过电子邮件发送求职申请。

如果您怀疑特定公司试图窃取您的数据以窃取您的才能,请设置与这些公司的任何通信的通知。尽管这些投机尝试之后无需立即采取任何行动,但安全团队应加强对高风险员工的监视。

无论是下载可疑的文件大小,通过加密的消息传递平台发送PDF还是向个人帐户发送异常大的电子邮件,都有很多方法可以抢先发现数据盗窃和企业间谍活动。

4.进行出口面试

离开面试是检查离职员工甚至所有将被遗忘员工的任何危险信号的好方法。保留员工下一步将去往的标签,将有助于在任何数据被盗的情况下确定可能的意图。

例如,与以不同身份在无关行业工作的员工相比,离开以类似角色为竞争对手工作的员工更有可能面临风险。如果认为员工有高风险,则应在工作的剩余几周甚至之后的几周内对他们进行监控。

同样,对于那些长期雇员,许多人不记得辞职时的合同条款。这些相关合同包括保密协议,竞争条款以及其他与数据相关的条件。

在离职面试期间,提醒员工有关仍受其法律约束的特定条款,即使他们不再与您合作。

这应包括故意散布公司拥有的信息,以及不披露,删除或返回属于公司的数据。这是一种劝阻那些可能会窃取数据的人的好方法,并且可以提醒那些仅仅忘记了其工作条件的人。

5.离船程序

离开面试后,下一步就是在下车期间保护数据。除了明显的要求退还公司设备并撤消任何管理访问权限的要求外,安全团队还应该对数据存储实践进行例行采访。

辞职后采访应包括有关其个人数据安全实践的问题。例如,在处理公司文件时使用公共Wi-Fi,询问他们在家中是否有剩余的数据硬拷贝,或将其设备借给朋友或家人。

尽管不能很好地假设每个离职员工都打算窃取您的数据,但是可以安全地假设许多人对此不满意。尽管这是无意的,但这些行为仍然可以归因于离职的员工,从而不必要地使公司数据面临风险。

防止与现有员工的数据泄露

讲授良好的安全规范是每家公司值得投资的。即使员工只在您身边呆了几个月,数据管理策略和过程也可以在这段时间内避免许多可能的问题。

虽然从一开始就不可能知道哪些员工值得信赖,但最好避免赌博。尽管没有受到竞争对手的诱惑或计划窃取公司数据,但仍有一些出问题的方法。一些离职员工可能只是懒惰而导致数据泄露。

无论是出于恶意还是纯粹的无知,保护公司数据都是值得追求的。员工拥有进入新公司和更合适职位的一切权利。但是,您的公司数据不必与它们一起使用。