项目管理中的 9 个常见错误(以及该怎么做)

在一个项目中,即使是很小的错误也会对你的职业生涯造成代价。除了使您的组织花费大量资金外,它还可能使项目脱轨并对您的绩效产生负面影响。

以下是一些您应该不惜一切代价避免的常见项目管理错误。

1. 没有遵循正确的方法

一个成功的项目需要根据项目要求和团队成员的能力制定合适的策略。为了使项目取得成功,您需要找到最佳的项目管理方法来保持成员的注意力和参与度。

在制定战略之前,您可以通过 SWOT 分析来评估团队成员的优势和劣势。 SWOT 工具可让您为项目选择目标并输入优势、劣势、机会和威胁的数据。

2. 无效沟通

缺乏有效的沟通是您可能遇到的主要项目管理陷阱之一。在一次误会中,团队成员互相指责;但最终受阻的是该项目。

为避免此类问题,项目成员之间应始终保持清晰的沟通。让每个人都参与其中将有助于防止沟通不畅。确保将决策的任何变化通知其他利益相关者。

对于实时通信,选择像 Slack 这样的应用程序来记录完整的对话。 Google Jamboard是参与项目管理的团队成员之间进行音视频交流的有效选择。

相关:什么是 Slack 以及它是如何工作的?

3. 不使用项目管理软件

您应该充分利用自动化和编程工具来巧妙地管理项目。成功的组织实施一个或多个应用程序来简化项目管理。

无论项目规模和类型如何,项目管理工具都可以提高资源效率和进度跟踪。您可以使用ProofHub通过看板、甘特图、在线校对和动态报告功能来计划和执行项目。

您还可以尝试使用ClickUp来管理项目或任务,以利用任务相关性、重复性任务、敏捷板视图以及将评论分配为任务等功能。它还可以让您选择适合您项目的模板,它会自动添加可能的任务。

4. 缺乏团队成员的投入

项目失败的主要原因之一是缺乏团队成员的支持。当项目经理不听取团队的意见时,可能会发生这种情况。或者,当团队不关心为项目的利益提出意见时,可能会产生负面影响。

在项目之前和期间,团队应该与经理举行多次会议。它将帮助他们了解项目的重要性并讨论其策略和工作流程。

如果面对面会议不可行,团队可以通过Zoom加入虚拟会议,在那里他们可以通过白板功能参与投票和讨论项目。 Google Meet还提供了一个在线会议设施,具有自动实时字幕和对会议主持人的更多控制等功能。

5. 缺乏技术资源

选择缺乏经验和效率低下的资源可能会使整个项目处于危险之中。通常,您为项目选择成员是根据他们的可用性,而不是根据他们在相关项目上的技能和经验。

因此,明智地选择能够在指定时间范围内推动项目成​​功结束的团队成员至关重要。如果您的组织没有特定项目所需的人力,您可以随时从UpworkFiverr外包高效且经验丰富的人员。

6. 同时处理多个项目

同时处理多个项目可能会给您带来损失,并对您的工作质量和效率产生负面影响。为避免瓶颈,请在处理大项目时委派所有其他任务。如果您必须同时管理多个项目,请使用日历和待办事项列表应用程序进行任务管理。

Google Calendar是一款多功能日历应用程序,您应该在参与多个项目时使用它。它让您可以通过电子邮件和聊天安排日历活动、分享您的空闲时间以及在一个地方查看个人或商业活动。

您还可以使用 Todoist 来集中所有任务并正确组织它们。有一种轻松的方式将Google 日历与 Todoist应用程序同步

7. 不切实际的时间估计和管理

作为项目经理,您有义务让每个人都步入正轨。为此,有时您可能会向客户提供不切实际的时间表,并增加团队成员的加班时间。在另一种情况下,您对团队的宽大处理会导致项目延迟。两者都对您的项目和客户-组织关系有害。

使用Time Doctor等高效的时间跟踪工具将帮助您跟踪员工的工作效率和每项任务所需的时间。如果您的项目涉及按工时计费,您可以使用Timely为发票创建细致的工作记录。

8. 微观管理团队

作为项目经理,您不应该对团队成员进行微观管理。团队中的人可能会将这种习惯视为不信任的表现。它会对工作环境产生负面影响。为您的团队提供一些自由将激励他们努力工作并创造积极的环境。

您可以使用Asana在项目开始时设定目标,并在团队完成特定任务后收到通知。 Teamwork是另一个任务管理应用程序,可让您将任务分配给他人并跟踪任务委派的团队带宽和容量,以避免倦怠。

9. 无法管理项目范围

中途更改项目范围将导致成本和时间分配不当,同时将项目的成功置于风险之中。即使是微小的变化也会延迟整个操作。

为了避免这些问题,从一开始就有一个精心定义的范围。为确保正确管理项目可交付成果,请密切关注项目进度。此外,如果范围发生任何变化,请始终让赞助商充分了解情况。

使用Wrike ,您可以管理具有许多任务和子任务的项目的工作流。其工作计划和资源管理功能可帮助您轻松管理项目范围。

NTask 是另一种项目管理工具,可让您了解项目进度和预算使用情况的最新信息,以便您可以推测项目范围的任何变化。

避免成功项目管理的常见错误

适当的计划、警惕性和透明的沟通确保轻松的项目管理。尝试这些技巧可以避免犯一些常见的项目管理错误并及时完成项目。