5 款节省时间的应用程序,让您在线上和线下都能更好地召开会议

在职的专业人士无法逃避参加会议。无论是虚拟的还是面对面的,如果您使用正确的工具来组织和管理会议,您就可以更高效地度过您的时间。

无论您是在会议室召开会议还是使用 Zoom 进行在线会议,会议的运行原则都是一样的。您需要制定议程,制定明确的行动计划,制定互动或问答流程,并花几分钟进行跟进。这些免费应用程序将帮助您在线和离线完成所有这些工作。

1.超上下文(Web):免费的会议模板和对话启动器

如果您的会议经常偏离轨道,则您需要超上下文。这是一款面向经理的会议配套应用程序,可为一对一会议和团队会议提供免费模板和对话启动器。遵循脚本,您将永远不会偏离轨道或错过重要的事情。

登录后,同步日历并创建新工作区。每个工作区都有几个用于一对一或团队会议的模板,例如每周和每月审查、远程一对一或团队会议、绩效审查、签到、站立会议、Scrum、项目管理、季度计划、等等。

在每个模板中,您都会看到一系列带有计划时间段的问题或议程项目。随意编辑这些你认为合适的。会议开始时,您可以为每个项目添加“后续步骤”,为自己创建一个待办事项列表。您还可以邀请同事到工作区就这些操作项进行协作。这有点像做会议记录。

使用 Pro 帐户,您可以获得其他功能,例如随着时间的推移跟踪您的后续步骤、添加目标、查看过去的会议等。如果您想为服务付费,所有这些都会增加价值。也就是说,免费版本的模板足以使用超上下文。

2. Adjourn (Web):免费的会议笔记应用程序,可轻松组织和共享

设置议程然后记录会议记录是确保会议富有成效的重要组成部分。否则,你会经常发现人们说他们不记得什么时候讨论过某事。 Adjourn 是保存会议记录的最佳免费应用程序之一。

在每次新会议中,您可以为每个笔记创建单独的卡片。例如,您的议程是一张卡片,而其他卡片可以是反馈、后续步骤、会议记录、提案等。每张卡片都是一个简单的富文本编辑器,支持 Markdown 和表格。您可以在其中任何一个中使用最佳会议纪要模板的原则。

在右侧的面板中,您将找到此次会议的其他参与者并邀请他们查看或编辑休会板。在操作项中,您可以设置待办事项列表并将它们分配给人员并添加描述。最后,整个议程详细信息面板有助于使会议保持正轨。 Adjourn 还允许您上传文件供其他人在会议期间访问。

会议结束后,您可以通过电子邮件将笔记发送给所有参与者或将其下载为 PDF 文件。 Adjourn 的免费版本限制了您可以发送电子邮件的次数,但 PDF 下载永远免费。

3. Grapevine (Web):通过视频通话轻松召开异步会议

过了一段时间,那些每日和每周的会议开始看起来像是一件苦差事而不是必需品。另外,如果是远程团队,将每个人聚集在一起也是一项艰巨的任务。 处理会议过载的一个增长趋势是选择异步会议,您仍然可以通过视频通话进行。

如果您不知道,异步会议就像常规会议一样运行,但不是同时进行。首先,会议主持人开始会议并布置议程,所有这些都记录在视频消息中,并将其发送给小组。然后,第二个参与者可以在他们选择的时间用他们的视频消息自由地回应它。然后,其他参与者可以查看这些消息并按照主持人规定的顺序进行回复或回复中间人。这个想法是让人们按照自己的节奏工作,而不是一直忙于开会。

相当多的在线应用程序可以通过视频通话轻松实现异步会议。 Grapevine 是我们见过的最简单的一种,让您可以通过网络摄像头或屏幕录像录制 15 分钟的消息。您还可以发表评论并将文件添加到任何人的帖子中。所有消息都显示在一个简单的时间顺序中。免费版最多允许五个用户,您可以为更大的群体升级。

4. Dory (Web):最擅长管理问答和现场观众互动

Dory 由前 Google 员工制作,是一款完全免费的网络应用程序(无广告,无隐藏费用),用于管理在线或离线的问答环节和现场观众互动。您还可以将其用于公司范围的虚拟会议,作为听众提问的空间。

该应用程序具有简单的界面,可用于创建新事件并邀请与您具有相同编辑权限的协作者。事件可以是公开的,也可以是私人的,只有拥有链接的人才能参与。在主面板中,参与者可以提出问题,主持人可以对这些问题进行排名,以便发言者回答。问题可以被固定、存档和投票以获得更多可见性。

Dory 还包括一个方便的 No​​tes 面板,它有两个部分。一个是共享笔记空间,所有组织者或编辑者都可以在其中添加他们都可以看到的笔记。另一个是私人记事本,可编辑且仅对您可见。这是一个漂亮的附加组件,可以记录会议记录、添加和分享想法,甚至在需要时提供说明。

5.橡皮擦(Web):白板、书写板和现成的会议模板

在实际会议中,您通常有一个会议室,每个人都有一个通用的白板和一个写字板。 Eraser 将其带入虚拟世界,为您提供一个两窗格的记事本和一个免费的数字白板

这两种工具都非常易于使用,您可以在线与他人共享链接以开始使用。记事本支持 Markdown 格式,而白板带有用于形状、文本和图表的常用绘图工具。如果您不想使用第三方视频通话应用程序,橡皮擦还包括音频聊天。

很酷的部分是预加载的模板。 Eraser 将快速绘制出整个敏捷 Sprint 板、流程图、泳道图或站立会议,供您根据会议填写值。它工作得很好,会让你更有效率。

不要一直战斗

这些工具和应用程序将使您的许多会议更有效率,但并非全部。没关系。不要试图在每次会议中最大限度地提高生产力和效率,有时它们会很无聊,看起来像是在浪费时间。即使你让其中的一半更有效率,你也会发现一个很大的变化。而另一半则通过玩Meeting Hell Bingo 来娱乐自己。